¡Compartir es vivir!

¿Te imaginas una vida en la que sepas qué hacer exactamente en cada momento?

Tener un sistema de organización personal para no preocuparte de si te estás olvidando hacer algo, y saber que tienes todo bien atado.

Una vida en la que elimines estrés, agobio y ansiedad. Que el transcurso del día a día pase sabiendo que tienes el control del mismo.

Todo esto no es una utopía, y te voy a contar exactamente cómo puedes conseguir la vida organizada que siempre has deseado. Una vida productiva sin dejar de lado tu vida familiar y social es posible. 😉

Voy a contarte desde lo más básico, qué es la productividad personal para mí. Pero vamos a ir a la práctica, enseñándote el flujo de trabajo mínimo viable que puedes implementar. Para finalmente concluir con la importancia de mejorar en el día a día.

¿Te quedas conmigo?

Vamos al lío.

¿Qué es la productividad personal?

Antes de responder a esta pregunta, voy a formularte una diferente:

• ¿Te gustaría tener más tiempo?

Porque si has respondido que sí, lamentablemente, no tengo nada para ti.

Sin embargo, aún habiendo contestado que sí, voy a darte una nueva oportunidad reformulando la pregunta:

• ¿Te gustaría administrar mejor el tiempo?

Ahora sí, estás en el lugar adecuado. 😉

Lo primero de todo que tienes que hacer es comprometerte contigo mismo a no decir nunca más la frase “no tengo tiempo”. Elimina las excusas desde ya.

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, todos tenemos 24 horas en el día, todos tenemos los mismos 7 días de la semana, todos disfrutamos de 12 meses al año.

Definición

Dicho esto, vamos con una definición rápida de lo que es la “productividad”.

Podríamos definirla como la relación entre los resultados que obtienes y el tiempo que inviertes para conseguirlos. Es decir, entre las acciones realizadas en ese tiempo y que dan resultados. Esos resultados que para ti tienen sentido, significado e importancia.

La palabra “personal” está incluida porque hablamos de una productividad propia, de las acciones que tú realizas en el tiempo que generan esos resultados esperados por ti previamente.

Lo que tienes que tener claro, es que «hacer por hacer» NO es ser productivo.

Hay que hacer las cosas con sentido, con razón de causa, y sabiendo que el resultado te va a llevar al lugar esperado y deseado.

Una persona que se pasa 12 horas al día tachando cosas de una lista aleatoria o de cosas pendientes, no tiene por qué ser productiva. Es una persona hacedora y ocupada, que no es lo mismo.

A todo este conjunto se le llama productividad personal.

Por qué terminas el día con la sensación de que no has hecho nada

¿Qué es lo que le pasa por la cabeza a una persona que dice que no tiene tiempo?

Pues posiblemente, que siente que su día pasa sin que alcance resultados.

¿Y a qué llamamos resultados?

A objetivos importantes que nos marcamos, en lugar de a tareas pequeñas o triviales a las que les damos prioridad. Te pongo un ejemplo visual para que lo entiendas mejor:

1. Imagina que tu semana de 7 días está formada por 7 cubos.
2. Tu día está completo cuando el cubo está lleno.
3. Las tareas se miden en el tamaño de la roca. Una roca grande, será una tarea importante. Mientras que las pequeñas rocas o piedrecillas, son las tareas que menos importancia tienen al final del día.

El resto, te lo muestro con un vídeo para que veas de forma gráfica este ejemplo.

Está en inglés, pero no te preocupes si no lo entiendes al 100%. Es el contenido gráfico lo importante para lo que quiero que entiendas.

¿Qué pasa cuando empiezas el día llenando el cubo con esas pequeñas tareas?

Empezarás a llenar el cubo de cosas poco importantes, y cuando quieras ponerte con esa gran roca, ya no habrá espacio en el cubo. El día ha terminado.

¿Qué pasa si primero metes en el cubo la gran roca?

Que conforme pasa el día, no solo la tarea importante estará dentro del cubo, sino que aún habrá espacio para ir rellenando huecos del cubo con pequeñas tareas.

Quédate con la imagen y tradúcelo a tu vida diaria.

No llenes el cubo de cosas triviales sin importancia. Llena el cubo de prioridades, llena el cubo de cosas importantes que realmente merezcan la pena.

Este concepto no lo he inventado yo, sino uno de los grandes, Steven Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, muy recomendable.

La importancia de un propósito para cumplir objetivos

Si te estás preguntando ahora mismo si el propósito tiene que ver con la productividad personal, te diré que sí, y además, mucho.

Es uno de los fundamentos básicos que tienes que dominar si quieres empezar a poner orden en tu vida.

¿Qué es el propósito?

Es tu función en esta vida que tienes de compartir con el resto del mundo, de ofrecer aquello que puedes ofrecer, o de devolver al mundo todo aquello que ya estás recibiendo.

Esto tiene que ver con la autorrealización personal. Sentirte satisfecho con tus acciones. Sentir que eres coherente con lo que piensas, dices y haces.

Tienes que ser consciente en todo momento de por qué haces lo que haces. Eres tú la persona que realmente da sentido a tu vida.

¿Dónde se encuentra este propósito?

Piensa que no lo puedes encontrar ahí fuera. No puedes buscar tu propósito en Wikipedia o preguntando a Google. La respuesta no la tiene nadie, únicamente tú.

El propósito no se encuentra, sino se crea y se define. Por ello, hay que hacer un ejercicio de introspección para ver el sentido que le das a tu vida.

Está muy relacionado con tus talentos, con tus fortalezas y habilidades, y con tu forma de expresarlos. Todo el mundo tiene talentos, todo el mundo tiene cosas reseñables.

No caigas en una trampa. Por ponerte un ejemplo, yo no creé mi propósito hasta finales de 2017. Tardé varios meses en dar con la tecla y definir correctamente mi propósito de vida.

Mi propósito es ayudar a otras personas a gestionar mejor su tiempo para alcanzar sus objetivos más importantes.

Cuando empiezas a relacionar talentos con habilidades, llegas a la conclusión esperada, de saber qué puedes aportar. Tu propósito está también relacionado con preguntas del tipo: ¿qué quieres dejar en el mundo? ¿cuál es el legado que vas a dejar?

No tiene que ser algo muy grande. No tiene que ser una gran herencia, una gran empresa, o similar. Puede ser estar feliz, sacar sonrisas a otras personas, servir de ejemplo o inspiración. No tienen que ser legados como grandes figuras de la historia, como Martin Luther King, Nelson Mandela, Leonardo da Vinci, etc.

Es decir, el impacto que dejas en tu entorno es igual de valioso. Quédate con tu área de influencia, con la zona en la que puedes aportar.

Aunque todo esto te parezca muy filosófico, te invito a que reflexiones sobre todo ello en calma.

Consejos para crear un propósito

Para crear un propósito, es necesario que estés tranquilo o tranquila, en instantes de calma, y no de estrés.

Si vas corriendo todo el día hacia ninguna parte, a todas horas, simplemente tachando cosas de tu día, el propósito no va a parecer. De nuevo, sé consciente de lo que haces en cada momento.

El propósito no es algo que te tenga que salir perfecto a la primera. Es un proceso que conforme vayas avanzando, lo vas a ir perfilando. Te darás cuenta cuando llegue el momento de que ya lo has alcanzado.

Algunas claves para poder encontrar tu propósito:

• Descubrir tus talentos: Cuando uno mismo tiene que hablar de sus talentos, parece que se esconde, que no sabe expresarlos o sacarlos a la luz. No seas tímido y abre esa parte de tu mente para que todo el mundo la conozca. Ojo, no tiene que ser fácil ni tarea de unos minutos. Yo he tardado meses también en descubrirlos y aprender a expresarlos.
• Pregúntate cómo puedes contribuir al mundo: entendiendo por mundo a tu área de influencia. De qué forma lo que haces está contribuyendo.

Las bases de una organización efectiva

La organización efectiva no es algo que puedas conseguir en un día. Hace falta llevar a cabo una serie de hábitos que conforman un sistema de productividad, creado tomando unos pilares fundamentales y afinándolo según tu caso personal.
Ahora, vamos a ver por dónde empezar y cómo seguir adelante en este proceso.

Por qué vaciar tu mente

Piensa en todas las cosas que tienes pendiente de hacer.

No me cabe duda que tendrás decenas de ideas de por dónde empezar, ¿no?

Pues bien. De todas estas cosas que puedes tener ahora mismo, ¿cuál crees que deberías estar haciendo ahora mismo, en este preciso momento? ¿cuál será la tarea que más beneficios te va a aportar?

Esto es para mí, lo que realmente te hace una persona más eficaz. No tener que pensar lo que tienes que hacer, porque ya sabes exactamente lo que tienes que hacer.

Si llega un momento de la semana cualquiera, y aunque tienes decenas de cosas pendientes, sabes exactamente cuál hacer, la más adecuada en ese momento en función del tiempo disponible, de tu nivel de energía, de tu prioridad, etc.

Eso es ser eficaz, ahí es dónde se desarrolla y pone en práctica tu productividad. Pero claro, las preguntas ahora son:

¿Cómo decido lo que tengo que hacer?, ¿cómo sé qué tarea realizar?, ¿de dónde saco la información que necesito para saber qué hacer en este momento?

Hay que ver dónde se encuentran todas estas tareas que tienes pendientes.

Dónde almacenar las tareas

La mayoría de la gente las guarda en el cerebro, en la cabeza. Contestan a la pregunta que te he formulado antes utilizando la memoria.

Incluso mucha gente podría contestar:

– No, pero si yo tengo una fabulosa lista de tareas, que me han dicho que eso ya es suficiente.

Ahora te pido que reflexiones para ver si realmente esa lista de tareas que tienes está completa o no.

¿Tienes todas las cosas pendientes por hacer en alguna lista? ¿o aún quedan cosas por sacar de tu cabeza?

Por que si este es el caso, cuando tengas que elegir una tarea a realizar, tendrás que mirar en dos sitios: en tu lista que ya tienes hecha, y en tu mente, por lo que tendrás que volver a pensar lo que tienes por ahí dentro del cerebro.

Para mí, y estoy seguro que tú también vas a llegar a esta conclusión, la cabeza es el peor lugar donde puedes almacenar y archivar las cosas que tienes que hacer.

Por qué la mente es limitada

De hecho, es más como este cerebro:

Es un mal sitio para gestionar y recordar nuestras tareas.

Si utilizamos nuestra mente como un gestor de tareas, estamos haciendo un mal trabajo. Lo más probable, es que si te pones a sacar cosas por hacer, llegues a una lista de más de 100 tareas por tachar.

El problema es que solo tienes entre 5-10 tareas disponibles en ese momento si te pones a pensar rápido. Y es muy probable que la mejor tarea que puedas hacer ahora mismo no esté en tu memoria.

Tipo de tareas que tienes en la memoria

Hay dos tipos de tareas que van a estar en tu cabeza.

Por un lado, las que acabas de recibir. La última que ha llegado, sea por email, por una llamada de teléfono con un amigo, por un estímulo visual que hayas tenido, un anuncio en la televisión, algo que hayas leído, etc.

Pero eso no quiere decir que sea la tarea más importante, la tarea que más beneficio te puede traer, la que te acerca a tu objetivo principal. Son cosas que tienes frescas en la memoria.

Si por ejemplo, estoy a la espera de una persona para que me entregue algo, y sé que esa persona no es muy organizada, lo que hago es mandarle recordatorios sutiles de forma periódica.

De otra forma, sé que no me va a hacer caso. Se lo mando con breves mensajes, no necesariamente llamadas, pero es algo que funciona. No es únicamente para cosas de trabajo.

Imagina que te vas de viaje con un amigo a algún sitio. A ti te interesa reservar cuanto antes los vuelos, que sabes que están subiendo de precio. O para empezar a mirar alojamiento, que se están agotando para las fechas en cuestión. Estás a la espera de que tu amigo te confirme unas fechas, que dice que “lo está mirando”, pero no se termina de poner con ello.

Un poco de presión asertiva no viene mal. Es una manera de que estés en la memoria de la otra persona.

Por otro lado, también tienes tareas que te encantan hacer, de las que disfrutas muchísimo y te dan placer a corto plazo.

Algo que te hace ilusión hacer, que seguramente no sea posible sacar de tu cabeza, pero que posiblemente sea una causa de dejar otra de lado.

Necesidad de un sistema objetivo

Aunque esto último que te he contado se utilice, yo no lo quiero para mi organización personal. Yo quiero un sistema objetivo. Quiero saber qué tengo que hacer en cada momento sin necesidad de que nadie tenga que decírmelo o mandarme recordatorios periódicos.

Quiero marcar mis prioridades, y no las prioridades de los demás. Y para eso, necesito de un sistema externo. Mi cabeza no puede gestionar tal cantidad de información.

Imagina. Todas mis tareas, las de los demás que requieren de mi atención y, asimismo, ser capaz de ordenarlas y darles prioridad. Esto es un caos.

Necesito un sistema completo y general de todo el trabajo que tengo pendiente. Tengo que saber cuál es la mejor tarea que puedo elegir para cualquier momento del día. Del mismo modo, estaré eligiendo no hacer otras tareas, que es incluso más importante.

Esta es la gran ventaja y de no estar únicamente trabajando para las necesidades y prioridades de los demás. Es el momento de cambiar. Tu vida también cuenta.

Para poder hacer esto, la única manera que tengo de saberlo es tener una lista general, una visión completa de todo lo que hay.

Y con la atención ocurre exactamente lo mismo. La atención y concentración que dedico a una tarea se la estaré quitando a otra. Esto es un aspecto importante cuando hablamos de la multitarea y de no dividir la atención cuando hacemos las cosas.

Flujo de trabajo para una organización mínima viable

Necesito un sistema que me diga qué tengo que hacer. Y para ello, vamos a implementar un flujo de trabajo alternativo de 3 pasos.

Podrá ampliarse mucho más, pero te voy a presentar el mínimo viable, lo mínimo que deberías hacer. Hay sistemas que tienen más de 10 pasos. Te los comprimo en 3 antes de que te vuelvas loco.

Con ello vas a conseguir que tu mente deje de ser una gestora de información, de tareas y de prioridades. De esta forma, empezar a poner en marcha una buena organización en tu día a día.

Te presento la visión general del sistema, que se podrá entrar en mucho más detalle para cada una de los pasos, pero no me interesa que te agobies por la cantidad de información que hay detrás.

Me interesa que te quedes con la idea que hay detrás de este sistema mínimo viable y empezar a tomar consciencia para llevarlo a la práctica.

Vamos a ello.

1. Capturar

Lo primero que tenemos que hacer, es capturar toda la información que recibimos. Es el hecho de vaciar la mente.

El trabajo o la tarea te puede llegar de cualquier manera (email, teléfono, una nota que tengas por ahí, un recibo del banco, una conversación con alguien, un mensaje de whatsapp, etc).

Habrá que reunir todas estas tareas y dejarlas en un sitio centralizado que llamaremos «Bandeja de entrada». Este hábito es el primero que vas a tener que adquirir.

2. Clasificar

Después de capturar todo, toca clasificar la información.

Vas a analizar esa «Bandeja de entrada» de forma periódica, ya sea una o dos veces al día. De esta forma, vas a ir vaciando tu bandeja anterior de todas esas tareas e ideas para que no se acumulen en una pila de información pendiente de revisar.

Aquí vas a clasificar, etiquetar y decidir qué es lo que hay que hacer: esto va aquí, esto va allí, esto es para fulanito, esto no tengo que hacer nada, esto para estudiar en el futuro, esto solo lo puedo hacer cuando estoy con el PC o esto solo cuando estoy en la calle, etc.

3. Completar

Por último, ahora sí, a completar.

Vas a planificar y programar, y finalmente, vas a hacer. Es la acción a la que se suele ir directamente, haciendo caso omiso a las dos anteriores. Y esto, es el mayor error que se comete. No te olvides de los pasos anteriores, por muchas ganas que tengas de hacer algo.

Reflexión y retrospectiva en la mejora continua para aumentar tu productividad personal

El camino de mejora en la productividad personal es largo. No hay una meta final. Siempre se puede mejorar más. Uno no sabe algo de la noche a la mañana.

Por ejemplo, un carpintero recién salido de sus estudios sabrá las bases para trabajar la madera, pero si quiere llegar a ser un gran ebanista, necesitará seguir aprendiendo y dedicarle horas de trabajo. No basta con haber hecho un curso o haber leído un libro. Y con el tiempo y experiencia se convertirá en un maestro.

Esto convierte a la productividad y a la organización del día a día en un arte. Un arte en el que con la práctica y los problemas que te encuentres por el camino, hagan afinar mucho más tu sistema.

Interés compuesto en productividad

Esta acumulación de conocimientos no sigue un orden lineal cuando avanzas, sino que es exponencial tal y como te muestro a continuación:

Como en finanzas, si cada mes metes 100€ en el banco que te da un 5% de interés mensual, verás que tu dinero crece de forma exponencial y no lineal. El interés compuesto viene a decir que, la suma de cosas pequeñas multiplican y causan un efecto exponencial.

Esto no solo pasa con el dinero, sino que también ocurre con tus hábitos y habilidades.

Volviendo al ejemplo del carpintero. Si hay dos de ellos que quieren ser ebanistas, claramente llegará antes aquél que emplee formación específica que otro que solo siga realizando tareas de carpintero tradicional sin emplear parte de su tiempo en la mejora de su habilidades.

Si nos ponemos en situación en tu día a día, ya sea en tu casa o en tu lugar de trabajo, el entorno en el que nos encontramos está siempre en continuo cambio.

Cada día corremos más, vamos acelerados por la vida con esa sensación de querer abarcar todo lo que podamos. Mira simplemente cómo han cambiado las cosas de aquí a los últimos 5 años y compara. En tecnología, sin ir más lejos, que suelen ser los ejemplos más fáciles.

Ya hay muchos cambios. Y a medida que la diferencia de años es mayor, más cambios vas a encontrar.

Con la organización y productividad en el día a día ocurre exactamente lo mismo. Con el paso del tiempo, tenemos que ir fortaleciendo y mejorando según nuestras necesidades.

A esto se le llama “Afilar la Sierra”. Un concepto que viene también de Steven Covey y sus 7 hábitos nombrado al principio de este artículo.

Y te voy a contar el cuento que hay detrás de ello.

El cuento del leñador

Había una vez un leñador que se presentó a trabajar en un aserradero. El primer día al presentarse al capataz, éste le dio una sierra y le designó una zona de trabajo. El hombre entusiasmado salió al bosque y en un solo día cortó 18 árboles.

El capataz le felicitó por su trabajo. Animado por las palabras del capataz, el hombre decidió mejorar su propio récord, de tal modo que esa noche se fue a descansar temprano para así madrugar antes que nadie.

Se fue al bosque. A pesar de todo el empeño, no consiguió cortar más que 15 árboles. Triste por el poco rendimiento, pensó que tal vez debería descansar más tiempo así que esa noche decidió acostarse con la puesta del sol. Al amanecer se levantó decidido a superar su récord de 18 árboles.

Sin embargo, ese día sólo cortó 10. Ni siquiera llegó a los 15 del día anterior. Al día siguiente fueron 7, luego 5, hasta que al fin de esa primera semana de trabajo sólo cortó 2. No podía entender qué le sucedía ya que físicamente se encontraba perfectamente, como el primer día.

El hombre, desilusionado, habló con el capataz, ya que sabía que había bajado el rendimiento de su trabajo. El capataz, un hombre muy sabio y con mucha experiencia, le preguntó:

– ¿Cuándo afilaste tu sierra la última vez?

A lo que el hombre contestó:

– ¿Afilar? Jamás lo he hecho, no tenía tiempo de afilar mi sierra, no podía perder tiempo en eso, estaba muy ocupado cortando árboles.

Moraleja del cuento del leñador

El hecho de estar todo el día ocupado, no significa que te haga más efectivo. De hecho, es contraproducente si no mejoras tus herramientas, tus hábitos.

En productividad se habla mucho de este término. Ya te he contado la importancia de planificar para así poder trabajar de forma efectiva en tus días. Se invierte una pequeña cantidad de tiempo a la semana en capturar y clasificar, para luego dedicar menos tiempo a la ejecución, a la parte de completar.

En la mejora de la efectividad, pasa lo mismo. Hay que pararse a analizar qué hábitos estás llevando a cabo ahora mismo y qué podrías hacer para mejorar lo que ya tienes.

La clave es reflexionar

La clave de todo esto es ni más ni menos que reservar un tiempo para la reflexión. Pensar en cómo te organizas.

Y la mejor forma de mejorar tu sistema y tu día a día, es hacerte preguntas. Por ejemplo, coger un día a la semana, unos minutos un día concreto, para hacerte algunas preguntas para ver cómo podrías mejorar en tu vida y poner en marcha un pequeño paso más para acercarte a ello.

¿Qué tipo de preguntas? Lo que quieras. Por ejemplo:

• ¿Estoy siendo puntual en mis citas?

Podrías formular alguna hipótesis si es que no eres puntual y siempre llegas tarde. Algo para mejorar este aspecto.

• ¿Cuántas bandejas de entrada tengo?

A lo mejor tienes decenas de bandejas y te gustaría reducirlas. Puedes pensar en cómo hacerlo con todo lo que ya sabes o buscando más información al respecto.

• ¿Me duele la espalda cuando trabajo?

Puede que tengas una mala postura en la silla, o que no realices actividad física alguna, etc.

Da igual el campo en el que te encuentres, siempre podrás formular preguntas.

Sé consciente de que no todo saldrá bien

Antes hemos hablado que el crecimiento es exponencial, pero eso en realidad, sería un caso ideal. Es muy complicado subir tal y como pusimos en la gráfica anterior. Los imprevistos están ahí, y etapas de menos energía pueden aparecer.

La gráfica en realidad sería algo así:

Subidas y bajadas, pero al final el resultado es mejor que si no hicieras nada.

Por ejemplo, en épocas que tienes mucho trabajo y dejas un poco de lado el sistema de mejora. O si estás de vacaciones, que desconectas por completo y al volver te cuesta retomar los hábitos.

Sea cual sea el motivo, llegarán momentos en el que te caigas del tren y dejes de aplicar tu sistema de organización.

No pasa nada, que no cunda el pánico. Esto va a pasar y es importante que lo tengas presente. Hay solución:

1. Lo primero que tienes que hacer es, volver a tu propósito. Para mí el propósito es el motor que hace que te muevas y realices acciones para ser una persona más productiva. La importancia del por qué quieres ser más productivo, y también saber qué es lo que quieres conseguir, por qué quieres aplicar técnicas de productividad.
2. En segundo lugar, sería investigar y analizar la causa de esa caída del tren. ¿Qué ha pasado? ¿Como he llegado a este punto con lo bien que iba? Aquí se trata de averiguar por qué ha sucedido, con idea de evitar o minimizar la posibilidad de que vuelva a pasar en el futuro. Habrá imprevistos, habrá problemas.
3. Y en tercer lugar, una vez hecho eso lo anterior, tocará volver a aplicar tu propio flujo de trabajo, el sistema que has diseñado. Volver a vaciar la mente, volver a capturar todo lo que tienes pendiente, clasificar la información que tienes, revisa tus listas para ver si tienes cosas obsoletas y vuelve a poner en marcha el tren de tu vida.

Realiza estos pasos. Todo ello hasta que te caigas de nuevo del tren. Pero no pasa nada, porque eres consciente de que estás haciendo las cosas bien, y cada vez pasará con menos frecuencia, y estarás mejorando tu efectividad personal durante años y años.

El próximo paso para alcanzar tus metas sin dejarte la vida en ello

Como te he comentado al principio de este artículo, el camino para ser una persona más organizada y productiva en el día a día no es algo que se aprenda de un día para otro.

La formación continua es un aspecto que yo mismo aplico de periódicamente para mejorar. ¿Quieres llevar tu organización y productividad a un nivel superior?

Entra aquí para ver todos los detalles.

Y para cualquier duda, te veo en los comentarios 😉

Un fuerte abrazo.

Fotografía principal por Freepik: Trabajador estresado, por creativeart.

Christian Morillas

Ayudo a personas que quieren emprender su propio proyecto cuyos trabajos fijos les dejan poco tiempo. En Productividad Al Máximo encontrarás recursos sobre productividad personal, hábitos saludables y emprendimiento. Si quieres dar los primeros pasos, accede a mi guía gratuita y empieza a ser el jefe de tu tiempo.

¡Compartir es vivir!