La multitarea, la figura más buscada del siglo XXI.
¿Tú también eres de esas personas que realiza varias tareas a la vez?
¿Piensas que esta práctica te convierte en una persona más productiva?
¡Error!
En los años en los que vivimos, parece ser que lo que prima son esas personas capaces de dividir su cerebro en varias acciones: leer el periódico al mismo tiempo que contestas el móvil y mientras tanto estás planificando tu próximo viaje.
Y ya no sólo en lo cotidiano del hogar, sino también en lo laboral.
Estar en la oficina, y mientras redactas un presupuesto, paras para contestar unos emails que obviamente tienen la máxima prioridad (modo ironía ON).
Etc, etc, etc.
Haces todo y no haces nada.
Empiezas varias cosas y no terminas nada.
Y es que la productividad no significa ser capaz de hacer muchas cosas en poco tiempo, sino hacer que tus horas rindan mejor. De esa forma, poder aprovechar mejor el tiempo para lo que realmente te apetece o te apasiona, y no ser esclavo de ti mismo.
La #productividad no se basa en hacer mucho en poco tiempo, sino en conseguir que tus horas rindan más. #multitarea Clic para tuitear¿Te suena algo de lo anterior? ¿Está resonando alguna espina dentro de ti?
Si es que sí, quédate un rato.
Voy a contarte un poco más sobre el mito de la multitarea, las razones de peso para evitarla y por supuesto, cómo llevar un plan de acción a la práctica desde HOY mismo.
En cuanto antes te separes de ella, antes alcanzarás las metas propuestas.
Vamos a ello.
El gran mito de la multitarea explicado por la ciencia
Si nos ponemos estrictos, partimos de la base de que el ser humano no puede hacer varias cosas a la vez.
Me refiero al cerebro, el cual no está capacitado para ello. No somos máquinas, no podemos dividirnos.
En lugar de ello, lo que el cerebro hace son cambios de contexto continuos.
Según comenta la American Psychological Association, ese cambio o salto de tarea en tarea, lo único que hace es que no llegues a estar nunca 100% concentrado en algo. Lo único que vas a conseguir es trabajar a medias en lo que estás haciendo.
En productividad personal buscamos rendir al máximo en las horas que te dediques a lo importante.
Como dice el gran ejemplo Tim Ferris, autor del bestseller La Jornada Laboral de 4 Horas:
Céntrate en ser productivo en lugar de ocupado. – Tim Ferris
Por otro lado, según cuenta un estudio de la University of Washington Bothell publicado en el Seattle Times, practicar la multitarea hace que estreses a tu cerebro más de lo necesario, lo que te puede perjudicar a largo plazo.
Tenemos una serie de recursos cognitivos, una cantidad finita de potencia cerebral. Cada distracción (podemos decir que la multitarea lo es), los agota más rápidamente.
Las 2 razones principales para evitar la multitarea
Hacer varias cosas a la vez no te hace ser más productivo
Piensa en esos cambios de los que hemos hablado antes. Piensa en el tiempo que gastas en pasar de la tarea A a la tarea B.
Por poco que sea, estás usando una cantidad de tiempo en que tu cerebro pase de centrarse de una tarea a otra.
Tiene que dejar la concentración que tenía en A para empezar a concentrarse en B. De ahí a que estés al 100% rindiendo, cuesta un poco. No es de 0 a 100 en un segundo de reloj.
Luego, pasamos al momento inverso. Ese momento en el que pasas de la segunda tarea B a la primera tarea A. De nuevo un gasto de tiempo que no te sirve para nada y es totalmente prescindible.
Ahí es dónde te tienes que enfocar. En eso tienes que pensar.
La multitarea está sobrevalorada. – José Miguel Bolívar
Al practicar la multitarea vas a tener la sensación de que estar muy ocupado, de que estás haciendo demasiadas cosas.
Por ello, además, te llegará esa sensación de agobio, y los resultados se van a ver mermados.
Párate por un momento y echa un ojo a ver cuántos frentes tienes abiertos y cuántos estás cerrando. La planificación de la que tanto hablamos tiene su por qué.
El tiempo no se puede recuperar ni comprar. Hacer un uso eficiente de él depende sólo de ti.
Causa estrés y pérdida de memoria
La multitarea se traduce en hacer muchas cosas al mismo tiempo. Tiempo limitado que hará que no lleguemos a todo, lo que se traduce en estrés.
¿No es una buena sensación la que obtienes cuando terminas algo?
Imagina el clásico tachón en una tarea de tu lista de tareas pendientes. Una cosa menos. A otra cosa.
La única solución que tenemos para ello, es centrarnos en una única cosa al mismo tiempo.
Por otro lado, el uso prolongado de ser un multitarea, puede llegar a desembocar problemas en la memoria.
Por un lado, tenemos el hipocampo (responsable de almacenar y recordar información), y por otro lado el telencéfalo (encargado de hacer las tareas repetitivas). Aquí se desata una batalla campal que termina con una disminución en la capacidad de recordar las cosas que acabas de hacer.
Plan de acción para evitar la multitarea
En este punto del artículo ya sabes toda la teoría que rodea este mito.
Sabes las consecuencias de llevarla a cabo, basados en la ciencia con solidez.
No quiero que te vayas con esta única información, ya que de poco te va a servir. Quiero guiarte, ponértelo fácil para ir a lo seguro, a lo que funciona.
A continuación te propongo un plan de acción PRÁCTICO para ponerle solución.
1. Tu máxima: Sólo una cosa
Ya te lo he dicho a lo largo del artículo, pero por si no te ha quedado claro, te repito la obviedad:
¡Sólo una cosa!
Es mucho más fácil perder el enfoque cuando apuntas a varios frentes. La falta de fuerza de voluntad te va a llegar mucho antes si encuentras que no llegas a la meta que te has propuesto.
Hazme el favor y que este primer punto sea tu máxima en productividad.
Puedes hacer dos cosas a la vez, pero no puedes concentrarte de manera efectiva en dos cosas a la vez. – Gary Keller
Anótalo en un papel y pégalo en la pared, en tu lugar de trabajo, en el corcho de tu cuarto o en la nevera.
Si no lo tienes en cuenta de forma consciente, que se te grabe en el cerebro de leerlo tantas veces.
2. Desglosa en pequeños objetivos
Empieza por lo más sencillo. Nada de intentar abarcar ese complejo objetivo de una vez, entrando por todos los frentes.
En un artículo te comenté sobre la importancia de crear objetivos SMART. Bien, vamos a ir más allá. Es hora de hacer un desglose en cosas más pequeñas y alcanzables aún.
Ponte de ejemplo que tienes un gran objetivo a 1 año vista.
Ahora, empieza a tirar del hilo para atrás, a pensar en todas las cosas que vas a tener que hacer hasta poder cumplirlo. Da igual el ámbito en el que estés pensando.
A medida que vas acortando en el tiempo, irán apareciendo pequeñas tareas que componen ese gran objetivo, hasta tal punto de llegar a la mini tarea de tu día.
Céntrate en ella y no la dejes ni empieces otra hasta que la termines.
Haz una extrapolación de este concepto a tu mundo y realidad. Si es un objetivo a 1 día en lugar de a 1 año, también vale.
Adáptalo y llévalo a cabo.
3. Crea tu lista de prioridades
Es hora de poner prioridades al asunto.
Cuando hablamos de planificación, de poner cada tarea en su sitio, hay que priorizar en función de la importancia que tenga algo.
Algo importante será aquello que te acerca a eso que quieres conseguir. Puedes encontrar más sobre esta diferenciación en un artículo que escribí para la revista Medium.
En lugar de ir sin ton ni son haciendo por hacer, centra el poco tiempo del que seguro dispones para hacer lo más prioritario, lo que más te va a doler si no terminas.
Por consecuente, retrasa o delega aquellas otras cosas que carecen de importancia para ti.
4. Usa bloques de tiempo
Tan sencillo como asignar en un calendario bloques de tiempo destinados a un grupo de tareas en particular.
Ejemplos:
- ¿Tú trabajo implica contestar muchos emails?: crea un bloque de tiempo de 2 horas al día únicamente para ello.
- ¿Tienes hacer la compra de la semana?: hazlo de una vez y gasta 1 o 2 horas en hacer esa compra grande en lugar de gastar media hora cada dos días porque siempre te falta algo.
- ¿Quieres estar al día de la actualidad y pasas mucho tiempo leyendo los periódicos/blogs de actualidad?: asigna 1 hora al día para ello en lugar de 15 minutos cada 2 horas. El mundo sigue girando.
- Etc.
5. Evitar distracciones
Sin duda, las distracciones, en especial las digitales, son las mayores causantes de caer en la multitarea.
Es un factor fundamental a tener en cuenta en productividad.
En esos momentos que necesites concentración absoluta, evita tener el teléfono cerca si sabes que es una tentación para ti.
Una herramienta que te puede ayudar a mantener la concentración y el foco de trabajo, es la técnica de Pomodoro.
Ya te he hablado de ella en la guía que te regalo, pero te lo vuelvo a recordar.
Se trata de trabajar según bloques de tiempo. El más común, 25 minutos de trabajo focalizado + 5 minutos de descanso.
La mayor ventaja que tiene esta forma de trabajo, es que en 25 minutos sabes que no puedes hacer muchas cosas, por lo que es más fácil estar centrado en una única cosa.
Dedicarte en esos 25 minutos a esa pequeña tarea de la que hemos hablado antes, te puede asegurar el éxito y evitar con mucha ayuda esas distracciones.
6. Batching de tareas
Se trata de trabajar por lotes de trabajo de la misma temática o que hacen uso de los mismos recursos.
Esto tiene que ver con los cambios de contexto que hemos hablado antes. Sabiendo que el cerebro necesita una cantidad de minutos para poder estar en un estado de concentración total, mejor si evitamos tener que hacerlo.
De nuevo, este punto tiene relación con el anterior de los bloques de tiempo. Agrupa tareas que tengan que ver entre ellas para optimizar al máximo el tiempo.
Por ejemplo:
- Mejor pasar una tarde entera en la cocina preparando la mayor parte de las comidas de la semana que todos los días un rato.
- Más ahorro de tiempo si concentras las compras de la semana en una sóla que salir cada día. (A estas alturas del artículo, te habrás dado cuenta de mi pasión por la comida :P).
- Más práctico planificar un día de la semana toda la semana, que todos los días planificar ese día en particular.
- Si tienes que contestar emails (de nuevo sirve el ejemplo aquí), dedícate a revisarlos y/o contestarlos de una tirada en lugar de 5 veces al día.
- Etc.
7. Decir que NO
La multitarea viene también por no saber negar peticiones de otras personas.
Es posible que pienses que eres una persona egoísta por no atender asuntos que te proponen los demás. Nada más lejos de la realidad.
Las prioridades que tienes tú no tienen por qué ser menos importantes que la de los demás.
Si aceptas todo lo que te proponen, llegará un momento en el que no tengas nada de tiempo para ti. Estarás viviendo únicamente para los demás y dejarás de tener tiempo para tus propios objetivos.
Aprende a decir que no de forma asertiva, sin dañar, y dando a entender que tienes otros asuntos que tienen más nivel de importancia.
Haz menos, logra más
La multitarea no es la respuesta ni la solución a tus problemas de tiempo.
Conseguir la concentración para trabajar en una única cosa a la vez sí lo es.
Dividir tu atención en diferentes tareas te conducirá sin duda a errores que a su vez implicarán más tiempo para solucionarlos.
Todo está encadenado, no caigas en la trampa.
Prueba este plan que te he propuesto.
¿Eres una persona multitareas?
Dime si ya llevabas algunas de estas soluciones a la práctica o si estás notando diferencias si estás empezando.
Te veo en los comentarios.
¡Un abrazo!
(Fotografía Freepik: Hombre estresado en la oficina, por Creativeart)
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Hola Christian!!!
Me siento muy identificado con algunos de los problemas típicos de la multitarea. Y es cierto, que hasta hace poco, cuándo aún trabajaba como ingeniero en una gran multinacional, veía la multitarea como algo necesario… Si era bueno trabajando así, y obtenía resultados, me sentía más satisfecho.
Ahora, unos meses más tarde, sé que no iba por el buen camino…. Y estoy empezando a corregir con algunos de los puntos que comentas.
Una pregunta: ¿En cuánto al tema de las distracciones digitales, es muy difícil dejarlas de lado? ¿Cómo lo haces tú? Desconectas del teléfono, por ejemplo, x horas al día?
Un saludo y gracias por el artíuclo
Buenas Rubén,
No te puedo juzgar por sentirte identificado. Creo que, en mayor o menor medida, todos hemos pecado de multitarea.
Es en las empresas cuando más fácil se cae en esta práctica, en un escenario donde priman los emails, las interrupciones y las llamadas de teléfono. Todo ello, mientras tienes que producir en tu puesto. Cuando termina el día, te vas con la sensación de que has sido súper productivo, ya que has estado muy ocupado durante todo el día. Sin embargo, con una buena organización por bloques, hubieras llegado más lejos.
Lo importante de todo esto es darse cuenta y no quedarse en las palabras. Pasar a la acción, con pequeñas correcciones y hábitos diarios.
En cuanto a las distracciones digitales, que decir. Es sabido por todos que estamos con el teléfono móvil pegado a la mano. La dificultad se puede medir en función de lo «enganchado» que estés o lo vulnerable que seas.
Al final, todo lo que necesitas es fuerza de voluntad para hacer de eso un motivo suficiente que te mantenga motivado a hacerlo (a no hacerlo, en este caso 😛 )
Yo, por ejemplo, como son pocos los ratos continuos de horas de las que dispongo, directamente el móvil va en silencio y le doy incluso la vuelta (para que no ver si quiera si llega algo visual). Soy consciente de que si miro el teléfono voy a dispersarme, por eso no lo apago. Sin embargo, he recomendado más de una vez a otras personas que por favor prueben a apagarlo por completo en el tiempo que necesitan estar concentradas.
También sería posible usar aplicaciones que bloquean tu acceso a internet después de «equis» tiempo consumido o por franjas horarias.
Una solución para cada persona 😀
Un abrazo y gracias por pasarte a comentar.
Hola Christian!
Muy bueno este post, nunca me imaginé que la multitarea pudiera afectar a mi mala memoria (aún más), pero tiene sentido. Al final terminas actuando, incluso cuando te habla tu pareja, pensando también en multitarea, sin prestar toda la atención que merece y, finalmente, olvidando por completo lo que te dijeron, con la correspondiente «cena con grititos».
Una de las cosas que más me ayuda en minimizar mi multitarea es la higiene en los emails. La gente que trabaja conmigo sabe que los correos los contesto por lo general en un plazo prudente, por lo que si me llaman y no contesto, lo aceptan sin problemas. De igual manera, esas llamadas hay que contestarlas, aunque no tiene por qué ser en ese mismo momento… No sé si me explico.
Un abrazo!
¡Buenas Fernando!
Gracias por pasarte a comentar 🙂
Me alegro que te guste el artículo.
Has puesto un ejemplo genial de la vida cotidiana de muchas personas. El simple hecho de cuando te están contando algo mientras estás, por ejemplo, contestando un simple Whatsapp. Pasa un minuto y viene tu pregunta: Perdona, ¿qué decías?
Si encima es tu pareja, puede que termine en bronca. Así que mejor prestar el 100% de tu concentración 😛
El email es el gran exclavo. En empresas, además, soy partidario de no responder de forma inmediata, ya que la persona remitente pensará que estás disponible 100% para ella. Siempre dejar un tiempo prudencial. Obviamente, cada trabajo es un caso diferente. Pero por lo general, si algo es de máxima urgencia e importancia, te llamarán por teléfono o irán a ti.
No se trata de decir que NO de inmediato. Se puede escuchar lo que ha tienen que contar y después decir un simple «ok, me ocuparé de ello más tarde», o similar.
¡Un abrazo!