¡Compartir es vivir!

Esto es un artículo de invitado de Renata Acosta.

¿Cuántas veces te has trazado la meta de ser más productivo y eficiente en tu día a día?

Seguramente tienes muchos objetivos y planes en mente pero sientes que no te alcanzan las horas durante el día para hacer todo lo que quieres. Ciertamente el tiempo nos limita, pero si cambias el enfoque con el que ejecutas tus proyectos puedes ser más productivo.

La productividad también se trata de priorizar, organizar y trabajar. Ningún éxito se logra de la noche a la mañana y hace falta ser disciplinados con nosotros mismos para dar esos pequeños pasos que nos permitan alcanzar grandes cosas.

Uno de los principales enemigos de la productividad es la procrastinación; el hecho de posponer de forma sostenida una tarea que al final termina llevándote más tiempo de lo normal.

La base de la productividad se encuentra en pequeños detalles como:

• Concentrarnos para alcanzar nuestros objetivos.
• Establecer plazos de tiempo realistas y cumplirlos.
• Medir avances.
• Establecer hábitos.
• Visualizar resultados positivos que motiven.
• Organizar nuestro tiempo.
• Trabajar en equipo.
• Aprender a delegar tareas.

Ahora que la tecnología está tan arraigada a nuestra rutina diaria, ¿por qué no sacarle provecho para aumentar nuestra productividad?

En este artículo queremos mostrarte 10 herramientas digitales para aumentar la productividad, en su mayoría gratuitas, que puedes tener en tu móvil, tablet u ordenador. Están diseñadas para ayudarte a organizar tu tiempo, tu mente y tus hábitos de trabajo.

¿Cómo internet puede ayudarnos a mejorar la productividad?

A lo largo de nuestro día solemos estar conectados durante mucho tiempo a dispositivos con acceso a internet. De hecho, se han vuelto tan importantes que es más probable que olvides tus llaves en casa que tu móvil. Prácticamente representan una extensión de nuestro cuerpo y en muchos casos un elemento distractor que nos aleja de ser más productivos.

Internet es un mundo infinito de posibilidades y la mayoría de las personas acceden a este recurso únicamente para consumir contenido. Sin embargo, existe un abanico de opciones que el internet nos ofrece para ayudarnos a cumplir proyectos y tareas de la mejor forma posible.

Podemos encontrar aplicaciones y programas que nos ayudan a organizar nuestro tiempo y nuestras tareas. Siendo el móvil ese accesorio que llevamos a todos lados, lo ideal es sacarle provecho al uso que le damos durante el día y a la frecuencia en la que lo revisamos.

De esta forma, la tecnología y en especial el internet nos permiten mantener una agenda personal mucho más interactiva y dinámica, otorgándonos una visión panorámica de nuestra productividad diaria.

Además de esto, existen aplicaciones complementarias que nos ayudan e incitan a mantenernos concentrados en cada actividad que realizamos, lo cual es un paso fundamental para aumentar la productividad personal.

Herramientas digitales para aumentar la productividad en tu día a día

Vamos a hacer un repaso de las diferentes herramientas digitales que te pueden ayudar a mejorar tu productividad diaria.

Cada una con una función y que puedes combinar en la medida que consideres para que puedas organizarte mejor a partir de ahora, ¡sin excusas!

Google Drive

Cuando utilizas varios dispositivos a la vez para diferentes tareas, lo mejor es tener toda la información sincronizada. Para ello Google Drive es una herramienta muy eficiente, ya que además de sincronizar todos tus archivos en línea, te ofrece 15 GB de espacio gratuito en la nube.

Esta herramienta funciona a través de tu correo electrónico de Gmail. Una de sus grandes ventajas es el hecho de poder actualizar la información en tiempo real y visualizar el historial de cambios y modificaciones.

A nivel académico y profesional también puedes obtener el mayor provecho de Google Drive. Con su función de crear una “carpeta compartida”, puedes realizar asignaciones en grupo y monitorear la participación y las funciones de todos los miembros del equipo. De hecho, también incluye un servicio de mensajería interna donde todos los miembros con acceso a un documento pueden participar.

Microsoft To Do

O lo que antes se conocía como Wunderlist. ¿Quién no ama hacer una lista de tareas y tachar las que has completado? Aunque parezca absurdo, hacer listas estimula a nuestro cerebro a querer ver los proyectos terminados para eliminar cada ítem de la lista. Microsoft To Do es la aplicación ideal para este propósito.

Puedes instalarla en tu móvil u ordenador y crear diferentes categorías para cada una de tus actividades. Por ejemplo, puedes crear un apartado para tus viajes, las compras del súper, asuntos personales, proyectos de trabajo, etc. Si escribes el día en el que debe estar lista dicha tarea, la aplicación se encarga de recordártelo.

Lo mejor de todo es seleccionarla una vez que la terminas y ver cómo desaparece de la pantalla. Su interfaz es muy fácil de usar. Es sumamente importante para mantenerte motivado y hacerte ver que la organización es más fácil de lo que parece.

Las aplicaciones complejas más allá de ayudarnos, generan confusión pero con Microsoft To Do todo está muy claro desde el momento cero. Sin importar la temática o la cantidad de actividades, puedes agrupar tus tareas de forma simple y eficaz. Así, visualizarás mejor lo que tienes que hacer durante el día o la semana.

CRM

Para aquellos que lideran un emprendimiento, sea grande o pequeño, una herramienta CRM (Customer Relationship Management) es ideal. Con ello, podrás mantener toda la información que maneja tu empresa en orden. Estas aplicaciones se basan en recopilar datos sobre tus clientes actuales y potenciales. Y con ello, elaborar informes y análisis que te ayuden a tomar mejores decisiones de negocio.

Funcionan como una base de datos centralizada en la cual puedes integrar las redes sociales de tu negocio, los servicios de mensajería de tu sitio web y los proyectos que quieras ejecutar. También te permiten automatizar procesos como la elaboración de facturas, recibos, presupuestos, seguimiento de pedido, envío de documentos, mensajes, etc.

Son muy versátiles y puedes encontrar diferentes estilos con funciones especializadas para cada área. Entre los más comunes tenemos:

• CRM Social.
• CRM Colaborativo.
• CRM Operativo.
• CRM de Ventas.
• CRM Analítico.

La mayoría de estas herramientas trabaja con un sistema de almacenamiento en la nube, garantizando la seguridad de los datos de tu empresa en caso de accidentes o errores. Además, eres tú quien decide qué tipo de miembros acceden a cada sección de la base de datos.

Trello

Trello es un gestor online de tareas que facilita el trabajo en equipo y la colaboración. Funciona a través de tableros que puedes organizar de acuerdo a diferentes categorías. En cada uno puedes crear sub-tableros con tarjetas correspondientes a actividades o recordatorios. Puedes añadirles un plazo, adjuntar documentos, añadir comentarios, etc.

Esta herramienta utiliza el método Kanban para gestionar proyectos, organizando diferentes tableros con tarjetas que transitan a través de diferentes listas dependiendo de su estado. También integra un calendario en el que puedes visualizar todas tus tarjetas junto con sus fechas de vencimiento.

Lo mejor es que cuando ocurre cualquier actualización, todos los miembros del equipo son notificados, haciendo que el flujo de trabajo sea mucho más rápido y eficiente. Puedes escoger los miembros con los que compartes cada tablero y así monitorear el avance de tus proyectos.

Slack

Esta es otra opción ideal para trabajar en equipo, sobre todo si los integrantes se encuentran en diferentes lugares del mundo y trabajan bajo distintas zonas horarias. Gracias a su sistema de mensajería, se pueden comentar diferentes temas de acuerdo a cada proyecto, o enviar mensajes dirigidos a determinados integrantes.

Lo mejor de Slack es que tiene una versión de App móvil que evita que dependas de un ordenador o un horario determinado para estar al tanto de cómo avanzan tus proyectos. Puedes establecer notificaciones que te alerten sobre las tareas que requieren más atención y elegir si quieres recibirlas en tu ordenador, Smartphone o a través de tu correo electrónico.

Google Calendar

Google Calendar es muy sencilla de utilizar, ya que funciona como un calendario común y corriente. Sin embargo, puedes sincronizar en esta herramienta tus viajes, citas médicas, reuniones y actividades de otras aplicaciones.

Desde tu móvil puedes añadir el Widget correspondiente a la aplicación para tener siempre a la mano una vista previa del calendario con los acontecimientos importantes.

Evernote

Esta herramienta es ideal para compartir archivos, gestionar notas y archivar información relevante. Evernote también funciona como una lista de tareas pero mucho más dinámica porque puedes adjuntar documentos, notas de audio y compartir esta información en tiempo real con otros usuarios.

Los estudiantes sacan mucho provecho de estas herramientas a la hora de organizar sus apuntes o sus clases. Si prefieres trabajar de forma flexible, esta herramienta es ideal . Te permite plasmar en digital todo eso que va pasando por tu mente y que normalmente anotarías en un papel para que puedas llevarlo a cabo. Entre sus funciones más importantes tenemos:

• Organización de Horario.
• Adjuntar imágenes de referencia a un proyecto.
• Organizar documentos para leer más tarde.
• Enlaces interesantes que encuentras mientras navegas.
• Ideas útiles.
• Correos para leer más tarde.
• Notas sobre un proyecto en desarrollo.
• Reuniones de trabajo.

MakeMe

Si la procrastinación es uno de los principales retos contra los que batallas día a día, definitivamente MakeMe es para ti. Se trata de una herramienta online que te permite introducir metas y medir el avance de su progreso diariamente. Lo mejor de todo, es que esta aplicación detecta si estás trabajando por ello.  En caso de que no, te notificará si te estás retrasando mucho como para perjudicar su cumplimiento.

También sirve para crear metas grupales y ver cómo está avanzando cada miembro del equipo en sus respectivas tareas. Diariamente, MakeMe te sugerirá pequeñas acciones que puedes hacer para alcanzar tus objetivo. Muchas veces, es ese impulso que a veces necesitamos para empezar algo.

RescueTime

La distracción también es uno de los mayores obstáculos de la productividad. Sabemos que hoy en día nos hemos vuelto muy dependientes de los dispositivos móviles. Aunque sean nuestras herramientas de trabajo, tenemos al alcance de un clic un centro infinito de distracciones en redes sociales e internet que nos alejan de nuestros objetivos.

La aplicación RescueTime está diseñada para reducir el tiempo que pasamos frente al móvil o el ordenador e identificar en qué aplicaciones dedicamos más tiempo. Lo mejor de todo es que puedes programar notificaciones para recibir alertas cuando hayas alcanzado un tiempo de uso determinado.

Headspace

Por más aplicaciones y herramientas digitales que encuentres para organizarte, ninguna surtirá efecto si no entrenas tu mente para estar concentrado y atento al momento presente.

Headspace es una aplicación de meditación guiada muy dinámica y atractiva. Con ejercicios prácticos y sesiones cortas de meditación nos ayuda a despejar todos esos pensamientos inservibles que nos llegan cuando estamos a punto de emprender algo importante.

Además, la aplicación integra notificaciones para recordarte que puedes dedicar desde 3 a 20 minutos de meditación antes de dormir o al iniciar tu día. Te aporta consejos muy útiles para desconectar tu mente de cualquier pensamiento de estrés y enfocarlo en el aquí y el ahora.

Conclusión

Internet puede ser nuestro aliado o nuestro enemigo cuando se trata de aumentar nuestra productividad. Todo depende del enfoque que le otorguemos y cómo aprovechemos el hecho de estar conectados a nuestros dispositivos la mayor parte del tiempo. Podemos sacar ventaja de esto y utilizarlos como agendas personales que más allá de distraernos, nos permitan organizar de forma eficiente nuestro tiempo.

Estas aplicaciones o programas pueden ayudarte a llevar un proyecto de principio a fin en el ámbito laboral, personal o profesional. Tomando en cuenta nuestra selección, no es necesario que instales todas y cada una de las aplicaciones mencionadas, ya que algunas se complementan entre sí y otras tienen funciones muy similares.

Quizás con un par sea suficiente para manejar tus proyectos actuales. Sin embargo, te recomendamos que pruebes la mayoría de estas opciones para que escojas la combinación que resulte mejor con tu estilo de vida y con tus necesidades.

Y tú, ¿usas alguna de estas herramientas digitales para aumentar la productividad diaria? ¿usas otras que no estén en la lista? Cuéntamelo en los comentarios, te escucho en los comentarios. 🙂

Fotografía principal por Freepik: Laptop y smartphone, por freepik.Editado con Canva.

Otras imágenes:

• Manos con iconos de aplicación, por creativeart, en Freepik.

Renata Acosta

Soy Renata Acosta, Administradora de empresas especializada en marketing.
Ayudo a emprendimientos a aumentar sus ventas y mejorar su ROI a través de canales digitales y herramientas tecnológicas.

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