¡Compartir es vivir!

Un nuevo día amanece por la ventana de tu habitación.

Apagas el despertador y empiezas el día sabiendo exactamente todo lo que tienes que hacer. ¿O no?

Suena bien el hecho de no tener que pensar cuáles van a ser las acciones que van a ocupar tu día desde el momento que sales de la cama.

Seguro que lo que te voy a contar te suena. Compara dos días de tu vida, uno en el que sigues una lista de tareas que has escrito en un papel y otro día similar, pero sin lista alguna.

No creo que me desvíe mucho si sientes que has sido una persona más productiva en el día que tenías una lista. El hecho de saber exactamente qué tienes que hacer en cada momento al terminar una cosa te ahorra mucho tiempo.

A esta lista vamos a llamarle plan de acción, que es lo que va a ocupar este artículo. Será tu estrategia para que los días no pasen en vano y acabes con la sensación de que ha sido otra jornada tirada a la basura.

¡Al lío!

Plan de acción diario: qué es y por qué es importante contar con esta estrategia

Un plan de acción diario es la guía y estrategia que hará que cumplas tus objetivos.

Ojo, no se trata de una agenda donde escribir decenas de cosas que te gustaría hacer, de buenas intenciones o de cosas que sabes que no vas a conseguir hoy. Para eso hay otras herramientas y técnicas.

Puedes verlo como una lista de acciones, ordenadas por importancia que previamente habrás estudiado y desglosado en detalle para que no dé pie a bloqueos.

Cuando te levantas por la mañana, es importante saber dónde vas a poner la atención y cuál va a ser el foco del día. Es la única manera de asegurarte que al final del día te vas a sentir más cerca de tu objetivo principal.

Llevar una planificación de tu jornada evitará que caigas en posibles agobios y estrés. Piensa que de no tener uno, será mucho más fácil que no controles interrupciones y caer en distracciones varias, ya que no tienes ninguna otra cosa a lo que aferrarte para decir que no.

La importancia de tener un plan de acción reside en la capacidad de conseguir resultados al final del día. Si sabes exactamente a dónde vas, tendrás claro:

1. Lo que quieres conseguir.
2. Cuándo has llegado.
3. Los resultados que esperas.

Tener estos tres puntos claros es la mayor motivación que necesitas para afrontar el día con fuerza.

Problemas y consecuencias de no tener un plan de acción

Empezar el día con la mente en blanco y sin tener claro el camino que tienes que tomar tiene graves inconvenientes. Tanto a nivel de productividad, gestión del tiempo y a nivel personal.

Se pueden resumir en los siguientes puntos:

• Caer en la dispersión por no tener un foco claro claro e ir saltando de una tarea a otra sin sentido.
• Entrar en la práctica de la multitarea al no tener bien definido el día.
• Dejar que las distracciones inunden tu jornada.
• Sentir que no paras de hacer muchas cosas, pero al final del día no haber dado grandes pasos.
• Terminar apagando fuegos y tareas para salir del paso. Gastas tiempo en las cosas menos importantes y más triviales.
• Empezar el día sin una motivación clara que te anime a afrontar el día con fuerza.
• Dejar que el estrés e incluso el agobio corra por tu cuerpo por no tener el control de la jornada.

Y seguramente, habrá unos cuantos más que no te he resumido en estos puntos, pero creo que con los que he puesto te puedes hacer una idea, ¿no?

Encuentra el equilibrio de acciones diarias que te permitan conciliar tu vida profesional como tu vida personal. Tienes que lograr que todas las facetas de tu vida avancen por igual sin dejar las otras por el camino. A la larga, el problema será peor.

5 consejos para crear un plan de acción diario sólido y sin fugas

Dicho todo lo anterior, te voy a contar cómo puedes crear tu plan de acción diario. Los he colocado según un orden lógico, pero lo puedes variar según consideres oportuno.

1. Tu plan de mañana empieza la noche de hoy

Este punto se repite en varios artículos, pero es que se merece cada primer puesto en todas las listas (nunca mejor dicho).

Termina tu día. Tienes todas las ideas frescas, todo el progreso de tus proyectos y sabes exactamente en qué momento te encuentras.

Lo más lógico, antes de soltar el boli, sería dejar claro cuáles son los próximos pasos antes de que se te olviden. Solo con eso, ya estarás ahorrando tiempo el día siguiente.

Tu plan de acción de hoy empieza con la última tarea de ayer: crear plan de acción de mañana.

Cosas que tienes que revisar:

• Calendario: echa un ojo si tienes citas para mañana para tenerlas en cuenta.
• Bandejas de entrada: emails, papeles de la mesa por clasificar, notas sueltas, etc. Revisa si algo de lo anterior es importante para el día siguiente.
• Resumen del día: acabas de terminar tu jornada. ¿Has hecho todo lo que tenías pensando? ¿Cuáles son los siguientes pasos? Ten en cuenta esas respuestas para plantear nuevas acciones el día siguiente.

2. Gestión de energía para el día a día

Un punto en el que pocas veces prestamos atención.

No tenemos la misma capacidad ni energía a lo largo de todo el día. Aunque la biología del ser humano dice que cuanto más tiempo pasa desde que estás despierto, menos energía tienes, muchas personas aseguran que son más nocturnas.

Por ejemplo, esta es mi gráfica:

Mide tu energía para colocar las tareas en tu plan de acción diario

Sin entrar en detalles, lo único que hace falta aquí es que definas tu mismo dónde está tu energía. Cuando descubras esa franja horaria, sabrás dónde colocar las tareas más importantes y que requieren más concentración.

De esta forma, vas a poder optimizar el uso de tu energía, invirtiendo parte de ella en esas tareas que las dejas para otro momento por ser engorrosas.

¿No tienes ni idea de qué tipo de persona eres? Aquí te dejo un test para saber cuándo tienes más energía.

3. Solo tareas concretas y accionables

No es el momento de apuntar en tu lista del día objetivos a medio o largo plazo. Para eso ya está el plan semanal, mensual o anual.

Aquí vamos al detalle, a la acción inmediata que puedas hacer sin pensar prácticamente.

Es posible que ya sepas lo pesado que soy con la definición de tareas y objetivos concretos. Una mínima inversión de tiempo te puede evitar quebraderos de cabeza en el futuro. Para no repetir más de la cuenta, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre la creación de objetivos inteligentes.

Divide esos objetivos y proyectos que tengas en pequeños pasos que puedas dar directamente en el día, sin tener que hacer un desglose de cada tarea que pongas en la lista.

Por ejemplo, si quieres preparar unas vacaciones, tienes acciones como:

• Definir fechas.
• Decidir lugar.
• Reservar alojamiento.
• Reservar vuelo.
• Etc.

O si quieres continuar con un curso formativo en el que estás inmerso, trata de poner «hacer lección X» como acción en lugar de «hacer curso».

Parece una tontería, pero tiene un impacto en la mente mayor que si solo escribes ambigüedades.

4. Agrupa tareas similares

O lo que es lo mismo, batching de tareas.

Se trata de trabajar por lotes de tareas que comparten un contexto parecido o igual con el fin de aprovechar recursos y evitar cambios bruscos de contexto.

Estos cambios de contexto son los culpables que gastemos un porcentaje de nuestro tiempo en nada, en cambiar de una cosa a otra. El cerebro necesita un tiempo en volver a tener concentración plena. Cuanto menos lo desvíes de su zona de trabajo, menos gasto.

Cuantos menos cambios de contexto tengas que hacer en el día, mejor. Por ello, trata de agrupar tareas de una vez que requieran de una preparación similar.

Piensa en ejemplos cotidianos, como cocinar. Ahorras tiempo semanal si en lugar de hacer preparativos de media hora todos los días inviertes 2 horas un día a la semana.

O cuando gestionas el email. Mucho más práctico dedicarle un tiempo prudencial único durante el día para clasificar, borrar y responder emails que si te metes varias veces en el día entre otras tareas que no tienen nada que ver.

Busca tu ejemplo análogo para ver cómo te puede ayudar.

5. Limita las buenas intenciones

Tu plan de acción diario no es una agenda de buenas intenciones y de tareas que nunca vas a hacer. Tienes que ser disciplinado en este aspecto y ser consciente de lo que eres capaz de asumir.

La ambición de querer hacer muchas cosas está bien, pero a efectos de motivación, puede causarte mucho estrés ver que llega el final del día y tienes la lista solo a la mitad de lo que tenías planeado.

Evita llenar tu lista de miles de tareas. Centra tu plan de acción en objetivos concretos.

Es mejor empezar con pocas tareas. No importa que pienses que son pocas, el primer paso es completar las que apuntes.

Conforme te entrenes en este tema, irás adquiriendo más facilidad para gestionar nuevas tareas en el día a día. Aprenderás a colocarlas según a tu pila de energía como hemos visto en el punto anterior.

Finalmente, tu productividad se incrementará y podrás hacer más en el mismo tiempo. Al final, es lo que quiero transmitir dentro de Productividad al Máximo. 😉

6. ¿Dónde creo mi lista?

En cualquier lugar menos en tu cabeza. Tu mente no está hecha para recordar.

Como siempre digo, vamos con lo más sencillo para empezar y con lo que más cómodo te sientas.

Siempre tendrás la opción analógica que nunca falla: papel y lápiz. Aunque si trabajas mucho con el ordenador, te recomiendo usar alguna aplicación digital, como TickTick o Todoist.

He pasado por multitud de herramientas. Me gusta probar y ver cuál se adecúa más a mis necesidades, y por ahora Todoist es la que va ganando para hacer la planificación diaria.

Gratuita, fácil de usar, intuitiva y muy completa para el usuario medio.

Sea cual sea tu decisión, escoge una, que es mejor que no tener ninguna. Siempre hay tiempo de mejorar.

Recomendaciones a la hora de trabajar en tu plan de acción diario

Después de ver los consejos para crear tu plan de acción diario, te voy a comentar algunas recomendaciones básicas para que al final del día te sientas satisfecho con lo que has hecho y cómo mejorar cada día un poco más.

Empieza con la tarea más importante

Es posible que caigas en la tentación de empezar el día con tareas pequeñas y poco importantes o que al empezar el día lo primero que hagas sea abrir la bandeja del email. Todo ello pensando que será «solo un momento».

Esto es un error, ya que pueden pasar dos cosas:

1. Esa pequeña tarea no era tan pequeña como pensabas y se alarga en tiempo.
2. Te encuentras con algún email que te lleva a alguna otra tarea que no tenías pensada para hoy.

Puede llegar el final del día y darte cuenta que todo han sido «pequeñas tareas» y el objetivo que persigues sigue igual de lejos. No te has acercado ni un poco.

Esto tiene solución: haz que to foco principal sea la tarea más importante y empieza por ella.

Centra la primer hora del día a la tarea más importante de tu lista.

Dedica al menos la primera hora de tu jornada a lo que más impacto va a tener en tu objetivo principal y olvídate de lo demás. Es la única forma de asegurarte que otras distracciones o tareas triviales no se lleven el resto del día.

De esta forma, te aseguras que, aunque no hayas hecho todo lo que te hubiera gustado, al menos has avanzado un poco.

Si crees que una hora es mucho, que sean al menos 30 minutos. Creo que no es una recomendación descabellada.

Mide lo que tardas en hacer la tarea

Lo que no se mide, no se puede mejorar. – Peter Drucker

Tan fácil como eso.

Muchas tareas que realizas diariamente son repetitivas. Y uno de los mayores problemas que tienen las personas a la hora de planificar el día es que no saben el tiempo que van a tardar en hacer algo en concreto.

Si mides el tiempo que tardas en realizar una tarea varias veces, podrás sacar una buena estimación para el futuro, y de esta forma afinar mucho más tu planificación diaria (y semanal, mensual, etc).

Te presento de nuevo a un gran amigo, Toggl, herramienta gratuita para llevar todo el control de lo que haces.

No solo te va a servir para ver cuánto tardas en hacer algo, si no que si lo usas para todo, vas a ver cuánto tiempo destinas a otras cosas, como a ver la tele, tiempo en redes sociales, etc. Prueba durante unas semanas.

Si te consideras una persona improductiva, es posible que te lleves las manos a la cabeza y empieces a ver el por qué de ello.

No es momento de hacer todo lo que se te ocurra

Te cuento mi «problema».

Estoy escribiendo un artículo ahora mismo, pero una parte de mi cerebro está en paralelo creando nuevas ideas de artículos u otros proyectos a llevar a cabo. Pero claro, no voy a dejar de escribir ahora mismo para desarrollar esas ideas.

En lugar de ello, anoto rápidamente en mi libreta que tengo siempre a mano y me quito la idea de la cabeza para poder seguir escribiendo sin distracciones.

La idea ya está apuntada. He eliminado el miedo a pensar que la voy a olvidar mientras estoy escribiendo. ¿Por qué tener que esperar a terminar algo para apuntarlo?

Se trata de captar todo aquello que tengas que hacer, que tengas que comprar, que quieras investigar, etc. Son 10 segundos de reloj lo que tardas en apuntar.

Pero ojo, no es momento de ponerse a hacerlo. Únicamente apúntalo en lo que llamaremos «bandeja de entrada», aquel lugar donde llegan papeles, Post-it, cartas, etc. Un lugar que deberías revisar al menos una vez al día para ver qué hacer con ellas. Pero de eso hablaremos más adelante.

¿Qué plan tienes para hoy?

Hasta aquí lo más básico que quería compartir contigo. Sobre este tema podemos estar horas hablando y desarrollando técnicas, pero he querido darte lo más sencillo para empezar.

Con estas breves pautas, deberías ser capaz de ponerte manos a la obra y poner tu plan de acción en marcha.

No lo dejes, no procrastines tu próxima acción.

Cuéntame, ¿usas algún plan de acción diario? ¿sigues alguna recomendación de las que te comento arriba? ¿algo que no haya nombrado y que te te ayude personalmente que quieras compartir?

En los comentarios te espero 😉

Fotografía principal por Pixbay: Smartphone y lista de tareas, por bohed.

Otras imágenes:

• Foco de cámara, por Free-Fotos en Pixbay.
• Portátil con Post-It, por geralt en Pixbay.

Christian Morillas

Ayudo a personas que quieren emprender su propio proyecto cuyos trabajos fijos les dejan poco tiempo. En Productividad Al Máximo encontrarás recursos sobre productividad personal, hábitos saludables y emprendimiento. Si quieres dar los primeros pasos, accede a mi guía gratuita y empieza a ser el jefe de tu tiempo.

¡Compartir es vivir!