¡Compartir es vivir!

“Tienes una opción en la vida. Puede vivir a propósito, de acuerdo con un plan que hayas establecido. O puedes vivir por accidente, reaccionando a las demandas de los demás.» – Michael Hyatt

¿Sientes que se te va la semana trabajando pero no produces los resultados que deseas? No te pasa solo a ti, es un problema que muchos emprendedores deben superar. La planificación puede ser difícil y sorprendente al mismo tiempo. Difícil porque requiere analizar el hecho de cómo gastas tu tiempo versus cómo quieres gastarlo. Y es asombroso, porque te permite transformar la manera en que haces las cosas para alcanzar tus metas.

Uno de los factores de éxito de un negocio gira en torno a la planificación, por eso, cuando hablamos de crecimiento, productividad y gestión del tiempo, siempre es aconsejable planificar con mucho cuidado antes de que todo se vuelva abrumador y pensemos en tirar la toalla.

Planificar tu semana te da tiempo y espacio para descubrir cómo vas a encajar todo. Si estás tratando de crecer en tu trabajo y en tu vida personal, planificar tu semana te ayudará a lograrlo. Además, no te sentirás como un pollo sin cabeza intentando hacer cosas en el último minuto.

Por eso he escrito este artículo, en el que te hablo de los principales errores que cometen los emprendedores al planificar su semana, y te doy soluciones simples para que puedas corregirlos fácilmente.

¿Por qué deberías planificar tus tareas semanales con antelación?

¿Sientes que estás luchando toda la semana por hacer las cosas? ¿Has calculado mal lo que te lleva realizar una tarea y ahora no te da la vida? ¿Has creado una cuenta en un gestor de tareas pero se te “olvida” abrirla? Si es así, estas son situaciones muy comunes al planificar que simplemente destruyen tu productividad. Y a veces tu espíritu, porque si no tienes idea de cómo irá tu semana, te tropezarás en tu trabajo tratando de hacer todo a la vez, y te sentirás totalmente desenfocado.

La planificación semanal es importante porque te ayuda a utilizar tu tiempo de una forma más eficaz. Puedes medir de forma realista cuánto puedes hacer y cuánto tiempo tienes para hacerlo.

El poder de la planificación semanal se centra en la perspectiva y el control que adquieres sobre tu trabajo. Visualizar toda tu semana globalmente, te permite distribuir y priorizar de una manera que aumente significativamente lo que puedes lograr. También te da la oportunidad de alinear tus tareas diarias con tus planes y objetivos a largo plazo.

¿Por qué cometes errores al intentar planificar tareas semanales?

Hay muchas razones por las cuales podemos equivocarnos al planificar. Estos errores se relacionan principalmente con tres razones: La primera de ellas es que simplemente desconocemos la parte “técnica” de la planificación. Es decir, no sabemos cómo crear un plan semanal para que funcione.

Otra de las razones son nuestros sistemas de creencias respecto a la planificación. Esto se refiere a aquello que la mayoría de los emprendedores creen y sienten sobre la planificación. ¿Crees que es una pérdida de tiempo? ¿Sientes que no sirve para nada planificar tu semana? ¿Te sientes más cómodo improvisando en el día a día, apagando fuegos? Si no comprendes lo que la planificación puede hacer por ti y por qué es importante, es muy poco probable que lo consigas.

Una vez que conseguimos cambiar nuestras creencias negativas, y entender cómo se debe hacer una buena planificación, la tercera razón tiene que ver con la manera de hacer el seguimiento de esa planificación, ya que no sirve de nada crear un plan si no vamos a evaluarlo y analizar si lo hemos hecho bien y, principalmente, analizar si funciona para alcanzar nuestros objetivos.

No cometas estos errores al planificar y tu semana será más productiva

Aunque me encanta planificar, debo admitir que tiene algunos lados oscuros. La planificación es el peor enemigo de la espontaneidad, pero la espontaneidad es el mejor compañero de la diversión.

He pasado increíbles momentos en mi vida en los que me sucedieron cosas asombrosas e inesperadas, y fueron cuando me dejé llevar por la corriente. Pero, por suerte, descubrí que ésto me ha dado mejores resultados en mi vida personal que en mi negocio. Por eso, aquí te dejo los diez mayores errores que suelen cometer los emprendedores novatos al planificar su semana.

1. Subestimar la importancia de la planificación

La mayoría de nosotros entendemos el valor de la planificación y la preparación. Muchas veces, establecemos metas de acuerdo a las estaciones y los años, pero es lo que hacemos todos los días, los hábitos que adoptamos, las tareas que completamos y las cosas que priorizamos, lo que con el tiempo se convierte en éxito o fracaso.

Unos pocos días sin rumbo al mes pueden ayudarte a restablecer y encontrar el equilibrio, pero cuando tu semana en vez de tener un propósito, se convierte en un cúmulo de días sin intención, terminas perdiendo la dirección en tus metas y preguntándote cómo se fue el tiempo, si no has hecho nada.

Deja de esperar a que la motivación o la inspiración te llegue y establece un horario para tus tareas semanales.

 La motivación fluye de la acción, no al revés.

Por eso es tan importante tener un ritual de planificación semanal. Necesitamos hacer las cosas incluso cuando nos despertamos cansados ​​y desconectados, deseando volver a la cama. Esos son los días en los que es más importante tener un plan.

2. No asignar tiempo adecuado a la planificación

Muchos emprendedores tienen la impresión de que no es necesario programarse tiempo para planificar, pero siento decirles que están terriblemente equivocados. Deberías intentar pasar una hora completa tratando de planificar tu semana.

Esto no debe ser algo que realizas una sola vez, sino que debe ser tu práctica semanal o tu rutina semanal, y en cualquier caso, no debes tomarlo como una carga extra de trabajo. Lo mejor es asignar el tiempo que creas que es mejor, antes de que comience la próxima semana.

En mi caso, siempre le dedico todos los domingos de quince a veinte minutos para preparar mi semana. No te preocupes si al principio sientes que te quedas corto, porque cuando no estás habituado a hacerlo puede llevarte más tiempo. Es cuestión de que asimiles un nuevo hábito, (y esto me lleva al próximo error que se suele cometer).

3. No incorporarlo como un hábito en tu vida

Quizás estés pensando:

– “Todo bien, Christian, pero no siempre estoy con ánimos de sentarme un domingo a planificar”.

Algunos días estarás tan agobiado «haciendo» (o incluso «no haciendo»), que no tienes en mente planificar nada. O simplemente no puedes soportar esa lista de tareas pendientes mirándote, porque te recuerda lo poco que lograste. Si te decides seriamente a planificar durante dos semanas, y luego lo dejas a la tercera, ¡ya te digo que ¡empezar de nuevo será muy difícil!

Tu ritual de planificación semanal no marcará la diferencia si lo haces una vez al año o incluso una vez al mes. Se llama semanalmente por una razón, y debes convertirlo en un hábito para que funcione. Entonces, ¿cómo lo conviertes en un hábito?

1. Primero, elige un día que utilizarás para establecer tu plan de trabajo semanal.
2. Luego, en ese tiempo, revisa qué ha pasado en la semana anterior.
3. Finalmente, establece qué es lo que realmente tendrías que hacer durante la próxima.

Una vez que tengas tu plan, créeme, te irás a la cama más tranquilo.

Si lo que te cuesta es incorporar en tu rutina diaria un nuevo hábito, te dejo aquí un artículo que te ayudará a entender el poder que tienen los hábitos en tu vida y cómo puedes crear uno nuevo con éxito.

4. No saber cómo tienes que programar las tareas semanales

Una vez decidido lo que se quiere lograr en la semana, muchas personas programan el tiempo que necesitan para llevar a cabo cada tarea, y las agregan a su calendario, para que todo encaje. Quiero confesarte que yo no soy nada partidario de este tipo de planificación, conocido como time blocking, que consiste en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para hacer tareas.

Para mí el calendario es una herramienta de gestión de citas, de reuniones o de tareas inamovibles que, si no las haces, es crítico.

Por eso, todas mis tareas las programo utilizando la regla 1-3-5, y es muy simple: para mantenerse productivo en el trabajo todos los días, solo necesitas tener en tu visión semanal 1 tarea principal, 3 tareas medianas y 5 tareas pequeñas.

La tarea más importante suele ser la más difícil de realizar, pero también es la que te llevará a lograr tus objetivos semanales. Por eso, lo mejor es hacerla primero, y cuando la termines, seguir con las tareas medianas, que están alineadas con tus objetivos, pero que no son prioritarias realizarlas. Y por último, realizar las tareas pequeñas, aquellas que son recurrentes y te permiten resolver problemas, como por ejemplo los aspectos administrativos de tu negocio.

Retomo un vídeo que ya compartí en este artículo, que viene de ejemplo al caso. Está en inglés, pero es muy gráfico y no creo que tengas problema en entender la finalidad:

Entonces, lo que haces cada día es empezar por la tarea más grande, las rocas de mayor tamaño. Y hasta que no la tengas terminada, no avanzas con los otros dos tipos de tareas, piedras medianas y pequeñas.

Hay varios métodos de productividad que puedes implementar para asegurarte de que estás aprovechando al máximo tu tiempo y energía, pero si estás empezando, te invito a que pruebes esta forma simple de gestionar tus tareas, porque puede ser una herramienta poderosa para alcanzar tus metas.

5. Falta un plan de contingencia en el calendario

La planificación de contingencias no se trata solo en grandes crisis o desastres naturales. Tú también puedes prepararlo para problemas más comunes, como la pérdida de datos, cuestiones personales, problemas con clientes o relaciones comerciales.

Un buen plan de contingencias puede evitar que tu negocio «se hunda» cuando ocurren eventos inesperados, por lo que es vital asegurarse de que sea adecuado para tu propósito.

Uno de los elementos claves que puedes incluir son los posibles escenarios que pueden surgir a partir de imprevistos, y luego hacer un mapa de cómo actuarías en cada caso, es decir cómo responderías. Recuerda que planificar contingencias es una respuesta a los probables riesgos que pueda sufrir tu planificación y que no te permitan alcanzar tus objetivos.

Siempre habrá escenarios que no controles o conozcas de antemano. No pasa nada. Cuando sucedan, añádelos a la lista de escenarios posibles. Se trata de siempre de una mejora constante.

6. No estimar correctamente la duración de cada tarea

¿Cuánto tiempo tengo que reservar para completar una determinada tarea? Ésta es la pregunta del millón de algunos emprendedores, y no podrás responder con precisión hasta que no te decidas a usar Toggl.

Toggl es una aplicación que te va a permitir realizar un seguimiento de tus tareas diarias en diferentes plataformas. Te dará información detallada y la oportunidad de optimizar tu flujo de trabajo, identificando áreas en las que puedes mejorar.

Esta herramienta es ideal para tener contabilizado el tiempo que te lleva cada tarea. Su uso es muy intuitivo, ya que cuenta con un «play» y un «stop», como si fuera un cronómetro. Asignas una tarea o proyecto, y automáticamente empieza a contabilizar.

También puedes obtener un resumen del tiempo que has dedicado a cada proyecto en un período concreto, saber en qué momento del día se ha trabajado más en una tarea. Además, es una muy buena herramienta para acostumbrarte a dedicar tiempo a una única tarea. Si no lo has hecho aún, pruébala y ya me cuentas.

7. No ajustarse al plan semanal que has trazado

Ahora que has planeado toda tu semana, es hora de trabajar. Toda esta planificación no te será de ayuda si no sigues la agenda que programaste. Pero a veces, estamos más ocupados, estresados ​​o aburridos, o por alguna razón no tenemos ganas de hacer lo que está en nuestro plan.

Sí, a veces no seguimos nuestros planes. Pero tampoco hay que castigarse o sentirse culpable. Ten en cuenta que, incluso los planes mejor diseñados, a veces necesitan ajustes, por eso la planificación diaria también es importante.

Evalúa la semana para asegurarte de que no hayas pasado nada por alto. ¿Quedaron tareas sin completar o reuniones canceladas? Reflexiona sobre por qué sucedió eso: ¿subestimaste la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea o simplemente sucedió algo inesperado?

Mi consejo, si sucede esto, es que muevas inmediatamente todo lo que no hayas completado a una nueva fecha en la próxima semana.

8. No planificar el tiempo libre

La mayoría de las personas planifican sus días laborales, pero nunca planifican realmente sus fines de semana o su tiempo libre. Sí, se puede decir que en tus días libres sólo quieres estar «libre» y no hacer nada. Sin embargo, si no planificas tu fin de semana, simplemente lo desperdiciarás pensando en qué hacer.

Mucha gente se despierta tarde los fines de semana, y pasan la mayor parte de su tiempo pensando qué hacer, qué comer y a dónde ir. No estoy diciéndote que tengas que planificar cada minuto o cada hora de tu fin de semana. Lo que estoy sugiriendo es que puedes planificar algunas actividades que te gustaría hacer durante el tiempo que no estás trabajando.

Recuerda que la finalidad de la productividad personal es que puedas dedicar más tiempo a lo que más te guste. No dejes de planificar estas actividades que te gustaría hacer con más frecuencia o durante más tiempo.

9. No hacer un seguimiento de lo planificado

No llevar un seguimiento de los planes es otro gran error que se comete al programar la semana.

Ten en cuenta que para que logres alcanzar tus objetivos semanales, hay que cumplir con tres fases fundamentales:

1. Planificación de lo que vas a hacer.
2. Implementación con el seguimiento diario de los planes.
3. Retrospectiva, es decir, evaluar lo que has cumplido, lo que no, y analizar porqué.

Si no realizas un seguimiento sólido, el tiempo que le dedicaste a la planificación se desperdiciará, y tus planes serán inútiles.

Al principio, intenta crear un sistema simple para estar seguro de que el plan va avanzando de acuerdo a lo programado. Para asegurarte de que esto suceda, tienes que tener dos elementos en cuenta:

• Hacer un seguimiento diario para saber cuáles son las tareas pendientes.
• Crear una rutina de verificación, en la que revises el estado de todas las actividades planificadas.

Para hacerlo, puedes utilizar algún gestor de tareas, que te va a servir para coordinar y realizar un seguimiento a través de algún sistema de gestión que integre plazos, prioridades y responsabilidades. Algunas de ellas son Todoist, Trello, Basecamp o Asana. Aquí te dejo un artículo en el que encontrarás información sobre cada una de ellas.

10. No poner a prueba la planificación para evaluar cómo la llevas

Siempre evalúa tus resultados y mantén lo que funcione.

Muchas veces veo a las personas haciendo lo contrario, hacen algo que no funciona y lo siguen haciendo. Siempre analiza lo que no te funcionó y por qué, e intenta hacerlo de otra forma que creas que funcionará. Siempre es bueno hacer pruebas A / B para las cosas, en lugar de seguir en piloto automático.

Al final de cada semana, echa un vistazo a tu plan semanal. Reflexiona sobre tu semana anterior y cómo te desempeñaste.

¿Cómo te fue? ¿Lograste las metas que te habías propuesto? ¿Cuáles fueron tus éxitos y fracasos? ¿Cómo podrías haber hecho las cosas de manera diferente? ¿Alguna tarea o elemento que necesite un mayor seguimiento?

Conclusión

Planificar tu trabajo semanal es un proceso continuo de aprendizaje. A lo largo del camino, aprenderás a predecir tus niveles de energía, y seguir los métodos de productividad y planificación que se adapten mejor a tu vida. También aprenderás a dejar de lado tareas y proyectos ineficientes. Después de unas semanas de planificación, te aseguro que no querrás volver a la época de las enormes listas de tareas pendientes.

Una vez que adquieres el hábito de planificar el trabajo semanal, se convierte en algo que disfrutas, porque descubrirás que los beneficios valen la pena, para dedicarle el tiempo que le dedicas.

A medida que la planificación semanal se convierta en un verdadero hábito, te encontrarás con más motivación, dirección y con tu tiempo aprovechado productivamente.

Si decides comenzar a planificar tu semana de una manera productiva, ¡cuéntame cómo te va!

Fotografía principal por Freepik: Calendario y plan de acción, por marijana1, en Pixbay.

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• Calendario y esenciales de viajes, por freepik, en Freepik

Christian Morillas

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