¡Compartir es vivir!

Al principio, resulta difícil trabajar desde casa. Tu atención está por todos lados, y rebota como una pelota de tenis de un pensamiento a otro. Pero pasan diez minutos y empiezas a meterte en ello. Te estás concentrando, tu trabajo comienza a fluir.

De repente, alguien te interrumpe, sin tener en cuenta el hecho de que estás en medio de algo. Una pregunta inocente que hacerte. Respondes rápidamente y vuelves a tu trabajo. Pero tu foco ya no está ahí, ¿verdad? Debes comenzar el proceso de concentración nuevamente, a veces desde cero.

¿Cuántas veces lidias con las interrupciones mientras trabajas?

Seguramente te suceda más de una vez. Vale, quizás la primera no afecte tu foco, pero ¿qué pasa con la quinta? ¿y la décima?.

Trabajar desde casa durante la pandemia de COVID-19 está demostrando ser un gran desafío para muchos. Con millones de personas que trabajan de forma remota por primera vez, muchos luchan por gestionar una jornada laboral que, ahora, incluye cuidado de los niños y tareas del hogar.

Para los que trabajamos hace años en casa, éste ha sido un aprendizaje que fuimos haciendo gradualmente, pero la mayoría está experimentando un cambio radical que requiere adaptarse a nuevas formas de trabajar. La buena noticia es que, cuando trabajas desde casa, evitas las interrupciones de tus compañeros en la oficina. La mala es que, probablemente, tendrás que lidiar con otro tipos de interrupciones y distracciones.

Por eso, aquí te dejo una serie de estrategias para que aprendas a gestionar las interrupciones trabajando desde casa. A mí me han ayudado en mi camino emprendedor para poder ser más productivo, y no morir de interrupciones.

Porqué no deberías ignorar lo que se dice sobre la gestión inteligente de las interrupciones

Principalmente porque si no lo haces tú, nadie va a proteger tu tiempo por ti. Es tu responsabilidad. Así que toma el asunto en tus manos y crea un sistema que te funcione. Pon en silencio el chat de tu móvil, o configúralo para que las llamadas vayan directamente al correo de voz. No hay ninguna razón por la que tu tiempo dependa de los demás.

Las interrupciones tienen un coste para ti. En el momento, parece que las interrupciones no toman mucho tiempo, pero son un peligro para tu productividad, porque pierdes el foco. Según un estudio realizado en la Universidad de California, después de ser interrumpido de una determinada tarea, tu mente puede tardar más de veinte minutos en volver a concentrarse por completo en la tarea central. Si te interrumpen, en promedio, dos veces por hora o más, es posible que nunca aumentes tu capacidad de concentración total.

Y por otro lado, es que priorizas lo externo. Cuando alguien te interrumpe con una pregunta o una conversación, instantáneamente se convierte en tu prioridad inmediata, ya sea que lo merezca o no. Esta priorización externa puede interferir con tus propios objetivos y prioridades, y casi nunca se alineará con lo que es realmente más importante…para ti.

Estrategias efectivas para que aprendas cómo reducir las interrupciones y ser más productivo en tu día a día

Hoy en día, sufrir interrupciones se está convirtiendo en algo tan habitual y repetitivo, que no somos conscientes del impacto que ocasionan en nuestra productividad.

Desafortunadamente, es difícil controlar realmente la reducción de las interrupciones, ya que muchas de ellas están fuera de tu alcance, pero puedes trabajar para aprender cómo administrar mejor tu tiempo, y tus respuestas a las interrupciones para que puedas recuperar tu productividad más rápido.

A continuación, comparto contigo las estrategias que utilizo en mi día a día y me ayudan a minimizar el impacto de las interrupciones. Si bien es posible que algunos consejos no funcionen para todos por igual, estoy seguro de que puedes descubrir un par de claves que te ayudarán a no perder tu foco.

1. Define metas que quieres alcanzar al final de tu jornada laboral

Cuando se trabaja desde casa, no contamos con la estructura de un entorno de trabajo donde hay descansos cronometrados y horas claras de inicio y finalización. Crear un horario adaptado al trabajo que deseas hacer puede ayudarte a crear esa estructura faltante.

Por eso, haz un plan para tu trabajo que tenga metas claras y realistas que puedas esperar lograr dentro de un período de tiempo determinado. Al dividir tus tareas más grandes en varias más pequeñas, evitarás que se acumulen, y además, te mantendrán motivado esos “pequeños logros”.

Por ejemplo, si tu objetivo es redactar un informe de diez páginas, divide esa tarea en pasos más pequeños y manejables que sean menos abrumadores. Puedes comenzar con una investigación de antecedentes, antes de escribir, y luego preparar un esquema, estableciendo una meta para escribir una cantidad específica de páginas por día.

Si quieres ampliar más,aquí te dejo un artículo sobre cómo crear objetivos inteligentes, y otro artículo para crear una buena planificación diaria.

2. Programa tus horarios de trabajo y de descanso

Cuando estés trabajando, establece un horario coherente con los horarios alineados al funcionamiento de la casa. De hecho, si funcionan para la dinámica de tu familia, mantén “horarios de oficina”. Estos pueden ser flexibles. Por ejemplo, un par de horas por la mañana con una hora de descanso, luego algunas horas más de trabajo a la tarde, con descansos de quince minutos.

Pero si este tipo de horario no funciona para ti, es probable que tengas que dividir tu día o cambiar tus horas de trabajo para poder tener tiempo real de concentración, sin interrupciones. Eso podría significar tener que levantarte más temprano o trabajar hasta tarde por la noche.

3. Planifica las interrupciones al empezar el día

Sí, has leído bien. Incluso los mejores planes que hagas para reservar tiempo para tu trabajo, pueden desmoronarse cuando aparecen interrupciones inesperadas. La planificación eficaz es la piedra angular de un estilo de vida productivo. Planear las interrupciones puede parecer imposible, por eso aquí te muestro una visualización sencilla que te ayudará a comenzar con buen pie.

Comienza cada sesión pensando primero en las posibles interrupciones que podrías encontrar y luego ensaya cómo responderías. A medida que surjan interrupciones sabrás cómo abordarlas. Una interrupción esperada no tiene porqué tener poder sobre tu día.

4. Cómo reenfocarte después de ser interrumpido

Aprender a recuperar la concentración después de haber sido interrumpido, es una habilidad que debes desarrollar y en la que debes ser extremadamente bueno si quieres hacer algún trabajo.

Generalmente, la tendencia habitual es intentar reanudar el trabajo lo antes posible después de haber superado la interrupción. Pero ésto no es lo ideal. Tómate dos minutos para reenfocarte, ordenar tus pensamientos y recuperar la concentración antes de reanudar la tarea que estabas haciendo. Tener una lista de verificación para la tarea asignada, también te va a ayudar.

5. Establece límites con tu tiempo de trabajo

Si bien debes ser flexible con tu horario, es importante establecer límites claros con tu tiempo de trabajo. Es un truco bien conocido para los que hace tiempo que trabajamos en remoto, pero los empleados que se encuentran repentinamente teletransportados de la oficina a su casa, a menudo terminarán trabajando más horas que cuando van a la oficina.

Esta imagen idealizada de espacios de trabajo impecables, impermeables a las distracciones externas y miembros de la familia que andan dando vuelta como errantes, se van por la ventana. Hoy en día, se compite por cada rincón, buscando la forma de improvisar una oficina en casa.

Las interrupciones no solo son molestas, también hacen que tu tiempo de trabajo sea improductivo. El mismo estudio realizado en la Universidad de California mencionado anteriormente, analizó lo que realmente podría costar una interrupción. Si bien alrededor del 82 por ciento de todo el trabajo interrumpido se reanuda el mismo día, el estudio reveló que las personas tardan un promedio de 23 minutos y 15 segundos en volver a la tarea que estaban realizando antes de ser interrumpidos.

Empieza por explicarle a tu familia, o las personas con las que convives, por qué es fundamental que no te molesten. Establece las horas que esperas no ser interrumpido y las condiciones bajo las cuales se puede hacer una excepción.

6. Aprende a decir que no asertivamente para reducir interrupciones

Ahora, antes te dije que algunas interrupciones son importantes e inevitables. Esas son las que debes planificar. Sin embargo, algunas interrupciones carecen de importancia y pueden evitarse por completo. Esos son los que debes detener. Y la mejor manera de hacerlo es DICIENDO QUE NO. No te andes con rodeos. No inventes una excusa. Sé sencillo y práctico. «No estoy disponible en este momento. ¿Podemos hablarlo más tarde?»

Como siempre digo, aprender a decir que no es mucho más fácil que vivir con las consecuencias de decir siempre sí. Practícalo. Úsalo. Sí, se siente incómodo al principio, pero los plazos incumplidos y las listas de tareas pendientes son aún más incómodas.

7. Extra actualidad: sé flexible en el proceso de aprendizaje

Estamos viviendo una nueva realidad, conviviendo con una pandemia mundial. No solo las personas instituciones, oficinas y negocios locales tienen que reinventarse. Las personas que tenían que desplazarse a su lugar de trabajo que ahora tienen que estar en casa, también están en el deber de hacerlo.

Con ello, solo quiero decirte que tengas la mente abierta frente al trato de las interrupciones. No te frustres si no terminas de gestionarlas y reducirlas en el primer día, ni en el segundo. Todo tiene su proceso para aprender a evitarlas correctamente.

Recuerda que todo en la vida es una fase beta de mejora continua. Cada acción que hagas, que sea siempre para conseguir algo mejor.

Conclusión

Aunque puede resultar tentador señalar con el dedo a fuentes como la causa principal de nuestras interrupciones, a menudo somos nuestro peor enemigo. Para cualquiera de nosotros, superar las interrupciones comienza con la superación de nuestros propios malos hábitos.

Al final del día, no importa exactamente lo que hagas, siempre y cuando encuentres un enfoque que funcione para ti. Ten en cuenta que acostumbrarse puede llevar un tiempo al principio; especialmente si tenías de antemano una filosofía de “acceso total y puertas abiertas”.

Además, te recomiendo que dejes de sorprenderte por las interrupciones. Sí, es mejor que planifiques, anticipándote, así lo incorporas a tu ecuación. Cuando establezcas plazos, negocies fechas límites o simplemente plantees tu día, asume que probablemente te desviarás del rumbo varias veces. Date un poco de margen para permitirlo.

Si se programa tan apretado que no tienes margen de maniobra, la más mínima interrupción te arruinará todo. Planificando con márgenes, las interrupciones inesperadas se podrían solucionar sin causarte demasiados problemas para volver al trabajo.

Volver al trabajo. Es lo que estabas a punto de hacer, ¿no?

Si has encontrado algún consejo útil en tu búsqueda de solución para las interrupciones, compártelo. Lo bueno siempre se comparte.

Fotografía principal por Freepik: Hombre estresado trabajando en casa, por rawpixel.com, en Freepik.

Otras imágenes:

• Tabla en la pared de no molestar, por Gerd Altmann, en Pixabay

Christian Morillas

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