¡Compartir es vivir!

Esto es un artículo de invitado de Martín Alcaide, colaborador en kaizen-dao.com.

¿Tienes una mente inquieta?

¿Constantemente te vienen ideas increíbles a la cabeza?

Quizás cuando te toca ejecutarlas acabas liado, no era lo que imaginabas cuando esas ideas eran solo eso, ideas y sueños.

Tal vez el estrés se volvió una rutina en tus múltiples proyectos, miras el reloj y lo ves pasar, ¡y aún te falta mucho por hacer!

Tranquilo, te entiendo. Hace un año me pasó algo similar, pasé por un estrés gigante intentado realizar varios proyectos a la vez. Para mi fortuna, conseguí aliviar mi carga mental gracias a una buena gestión de proyectos. Si tu situación actual es similar, o si tienes muchas ganas de crear varios proyectos, sigue leyendo este post donde te explicaré:

• Qué es la gestión de proyectos.
• Cuáles son las preguntas más importantes a responder antes de iniciar cualquier proyecto.
• Errores comunes.
• Estrategias definitivas para aumentar la eficacia de tus proyectos.
• Algún truquito para mejorar tu vida.

Al terminar este artículo podrás gestionar tus proyectos como un auténtico crack.

Vamos al lío.

¿Qué es la gestión de proyectos?

En el mundo empresarial, se acostumbra definir a la gestión de proyectos como las metodologías, planeamiento, seguimiento y evaluación de las fases de uno o varios proyectos a lo largo del tiempo.

Si bien esta definición es acertada para empresas, empresarios y otras personas con traje y corbata, no será a la que me referiré en este artículo.

– ¿Entonces, de qué va la gestión de proyectos según tu visión?

La gestión de múltiples proyectos se basa en el principio de cómo distribuir tus recursos en cada uno de tus proyectos, en forma tal que puedas obtener los máximos resultados con el mínimo esfuerzo.

Como verás, es una definición mucho más aplicable y entendible para la vida diaria de cualquier persona.

Claro, salvo cierto detalles oscuros, como: ¿qué es un proyecto? ¿qué significa distribuir tus recursos? ¿cuáles son tus recursos? ¿cómo saber cuáles son los máximos resultados?

Tranquilo, respira hondo y sigue leyendo, prometo intentar responder todas tus dudas y, mejor aún, abrirte nuevas preguntas para seguir creciendo 😉 .

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de actividades o tareas dirigidas a un objetivo específico.

Así de simple, así de sencillo. Un proyecto puede ser algo tan simple como cocinar tu cena (elegir qué comer, comprar la comida, cocinarla) o complejo como diseñar una página web.

Como viste en los ejemplos anteriores, por lo general los proyectos tienen una fecha de inicio y una fecha de final, no tienden a ser interminables. Esto se cumple con relativa frecuencia, pero muchas veces te encontrarás con que hay proyectos «permanentes».

¿A qué me refiero? (solo algunos ejemplos):

• Mantener un blog.
• Gestionar una microempresa o empresa.
• Potenciar tu salud y éxito personal y profesional.
• Formarte continuamente para volverte un referente en tu área, como lo hace Christian para PAM.

Si eres perspicaz verás que estos proyectos en realidad podrían categorizarse como «macroproyectos» porque engloban múltiples proyectos, y te doy la razón. Pero por simplicidad los catalogo como «proyectos» ya que engloban múltiples tareas y tienen un objetivo específico.

Las definiciones son muy bonitas para la Universidad o el colegio, pero aquí buscamos ser prácticos, ¿no?

Prepárate entonces, porque ahora te contaré un poquito de mi experiencia gestionando múltiples proyectos y cómo pasé de la absoluta locura a la gestión armónica de todos mis proyectos vitales.

¡Empecemos!

Mi historia personal

Siempre fui una persona muy inquieta, sobre todo a nivel mental. No me conformaba con lo que tenía, la frase «es lo que hay» me molestaba (y me sigue molestando) un montón.

¿Por qué tengo que conformarme con lo que hay si puedo aspirar y luchar por más? Con esta mentalidad me metía de lleno a idear y planificar formas de ganar dinero, tener éxito, conseguir conocer personas nuevas, mejorar en conocimientos sobre psicología, nutrición, ejercicio, descanso, respiración… y la lista sigue.

Hasta ahí todo normal, una persona hiperactiva mentalmente en forma típica. El problema fue cuando poco a poco esas ideas pasaron a la acción.

Ya no solo pensaba «cómo ganar dinero», sino que ponía en práctica las ideas y creaba una empresa de productos naturales.

Ya no solo «quería saber más de psicología», sino que me metí de lleno a la carrera para sacar el grado en psicología.

Incluso dejé de quejarme «por no tener trabajo» y conseguí un empleo (sobre todo para poder pagar todas mis locuras).

Sí, estaba y estoy loco.

Mis múltiples proyectos y yo

En 2018:

• Creé una microempresa de productos naturales, donde facturo un extra importante a mi sueldo. Debo encargarme de reponer stock, entregar los productos, coordinar envíos y gestionar gastos.
• Escribía (y escribo) para Kaizen-Dao, publicando un artículo cada semana, preparando entrevistas y creando guest-posts (como este).
• Estudiaba Psicología. Actualmente estoy en mi último año de carrera: debo hacer prácticas (atender pacientes), proyectos, ir a materias, dar exámenes y dedicarle su respectivo tiempo al estudio.
• Tenía un trabajo de oficina, al cual debía sí o sí para poder pagar mis gastos.
• Además de todo lo anterior debía ejercitarme 4 veces a la semana, cocinar todas mis comidas (siempre saludables) y ver a mis amigos.

Como te imaginarás, cuando vi la montaña que tenía en frente y a lo que me estaba enfrentando me abrumé. Pasé varios meses estresado pensando cómo gestionar estos múltiples proyectos y no perder mi cordura en el proceso. Te haré un pequeñísimo spoiler: lo conseguí.

A día de hoy tengo todos esos proyectos (y muchos más) y puedo permitirme ir a ver la última película de Avengers de 3 horas sin preocuparme por si todo explota.

Te lo aseguro, no es algo difícil ni muy complejo, solo debí seguir una serie de pasos para poder gestionar mejor mi tiempo. Sigue leyendo y te enterarás de mis mayores secretos.

Precauciones antes de toda gestión de proyectos

El primer gran secreto para la gestión de múltiples proyectos, y me atrevo a decir que de la vida en general, está en ser precavido. No te tires a la piscina sin ver si tiene agua, o peor aún, si tiene agua y no sabes nadar.

¿A qué voy con tanta metáfora?

Antes de meterte en mil proyectos solo, con tu amigo, tu padre, tu pareja y aquel vecino cariñoso con bigote, debes tener presente una serie de pautas. De lo contrario podrás terminar dándote de cabeza contra un gran muro y con una gran decepción. Analicemos estos factores en orden de importancia.

Lo básico: ¿Por qué quieres gestionar múltiples proyectos?

Lo sé, suena muy lindo decir «tengo múltiples proyectos» o «me dedico a hacer muchas cosas importantes», pero la realidad nunca será tan linda.Este camino no es recto ni sencillo, te encontrarás piedras a cada esquina, tu familia se comportará como una piedra en ocasiones, en otras lo serán tus amigos o incluso tú mismo te puedes convertir en esa piedra. No te estoy diciendo que dejes a tus amigos y familia y te vayas a la montaña a meditar como un monje budista, nada más lejos de la realidad, solo te lo advierto, a veces los más cercanos son los que más trabas nos ponen.

Quizás tu pareja se queje porque no le dedicas mucho tiempo desde que decidiste abrir el blog. O tu amigo Pedro te llame por teléfono para invitarte a dar un paseo por la ciudad y justo debas cortarle porque te llame un cliente para encargarte algún producto.

¿Entonces, Martín? ¿La gestión de proyectos no se trata de ser más libre y poder disfrutar de estos momentos con mis seres cercanos?

Exacto, pero al principio, cuando te metes en varios proyectos, es normal caer en el caos y dudar por un segundo si lo que estás haciendo es lo correcto. Ahí es donde entra.

La fuerza del porqué

El porqué es nuestro motor, la energía que nos mueve.

Siempre, para cualquier cosa importante en tu vida, deberás saber la respuesta a la pregunta ¿por qué?

¿Por qué quieres tener múltiples proyectos? ¿Por qué lo haces? ¿Por que quieres tener más dinero? ¿Por que quieres ser más libre? ¿Para aprovechar al máximo tu vida?

Mientras más sólido sea tu porqué más firme te mantendrás en tu camino, más soportarás los golpes de la vida y menos te entristecerás cuando fracasen tus proyectos. Sí, los proyectos pueden fracasar, el 80% de las empresas que empiezan se mueren a los dos-cinco años (detalle). El porqué te dará la fuerza para levantarte, mirar esa caída y darte cuenta de que sigues vivo y puedes salir adelante.

Plantéate porqué quieres tener ese o esos proyectos. Di para ti mismo la respuesta más sincera. Si no encuentras una, es porque no tienes un porqué sólido. Sigue trabajando en él, encuentra una o varias razones importantes, trascendentales y emocionales para dedicarte a ello.

Si no las encuentras, entonces no sigas adelante con tu idea, sin un porqué consciente y sólido, tarde o temprano terminarás saboteándote.

Falta de tiempo

¿Cómo evitar mencionar este punto? Personalmente es mi favorito, el primero que me hubiera gustado saber antes de meterme a cuanto proyecto se me cruzara por el camino. Te lo diré en pocas palabras:

El tiempo es un bien finito.

No tendrás tiempo para todo, así quieras.

Las 24 horas del día son las mismas para todos, hay proyectos los cuales no podrás hacer porque serán muy demandantes en tu condición actual, y eso es una realidad a afrontar. Viniendo de la mano con eso está el meterte en varios proyectos a lo loco, a primera vista puedes sentirte como el supermegadios PAMer de la galaxia, pero es solo rasgar un poco y darte cuenta de la realidad.

Al invertir tanto tiempo en proyectos, pierdes tiempo para disfrutar con amigos, familia, leer, formarte… poco a poco fuiste perdiendo tu libertad.

¿Recuerdas tu porqué? Si uno de ellos era la libertad y llegas a este punto, posiblemente te sientas mal.

«¿No empecé estos proyectos porque quería más libertad? ¿Qué ha pasado?», algo así sonará por tu mente. Y tendrás razón.

Debes decidir bien en qué proyectos te metes o terminarán succionando tu tiempo y esto solo hará aumentar tu infelicidad y estrés.

Estrés

Oh, el estrés, casi lo olvidaba.

¿Sabes lo que ocurre cuando ves el tiempo pasar y sientes que no lo disfrutaste? Te estresas.

A eso debes sumarle las responsabilidades de gestionar múltiples proyectos, rendir en el trabajo, sacar buenas notas en el estudio, mantener en forma fluida tus relaciones y atender los imprevistos de cualquiera de tus proyectos. Te aseguro una buena dosis de estrés si no sabes cómo manejar todo eso.

Martín, quienes no tienen tiempo es porque no saben hacer muchas cosas a la vez. Esa es la clave para el éxito.

La multitarea: un gran mito

Gracias querido amigo por recordármela, mi vieja enemiga, la multitarea. Para quien no ande muy lúcido con esta propuesta, la idea básica es hacer dos o más tareas a la vez para así conseguir aprovechar el tiempo. Esto parece sonar bien, sin embargo, déjame plantearte la siguiente situación:

«Estudio mientras miro la tele, así aprovecho para informarme».

¿Cuántas veces he visto la escena anterior?

El sujeto en cuestión cree que está siendo más productivo porque «hace más cosas», pero la pregunta en cuestión es:

¿Realmente está haciendo alguna de las dos bien? ¿Consigue interiorizar conceptos mientras escucha cómo unos chicos asaltaron un banco? ¿Puede decirte qué escuchó en la tele?

Estoy seguro de que no podrá ni explicarte los conceptos que está leyendo, ni narrarte al dedillo el detalle del asalto. Su atención estaba dispersa.

Sin entrar en muchos detalles sobre el proceso de la atención, varios autores la tratan como un foco/zoom, cuando el foco de  atención es chico y concentrado (por ejemplo, en una sola tarea), la información presentada es más fuertemente procesada. Cuando el foco de atención es más amplio, se emplean menos recursos. (detalle)

En conclusión: la multitarea te hace más ineficiente, evítala a toda costa, ¿te quedó claro? Pues dejémoslo más aún, te recomiendo leer este post de Christian donde te da estrategias para evitar la multitarea.

Ahora sí, vayamos a la acción.

Estrategias definitivas para gestionar múltiples proyectos

Si te asusté un poco con la introducción y las advertencias antes de meterte en cualquier proyecto, te pido disculpas. Para relajarte un poco, te contaré un pequeño secretito: haciendo las cosas bien todos los problemas anteriores (falta de tiempo, estrés, problemas extrapersonales, etc) serán inexistentes, o, en el caso de que sucedan, podrás cruzarlos sin mayores dificultades.

Eso es precisamente lo que te enseñaré con estas estrategias, aprenderás todo lo que usé y uso en mi día a día para poder gestionar múltiples proyectos. No me guardaré nada, pero eso sí, iremos paso a paso y de a poquito.

De hecho, ese es el principal pilar en la gestión de cualquier proyecto.

Kaizen

Amo el concepto «kaizen», es una idea japonesa con tanto significado y fuerza que me asusta pensar en ella.

Usada bien, puede convertir tu vida en todo lo que siempre deseaste.

¿Crees que exagero? Entonces escucha la historia de Japón, un país en decadencia después de la Segunda Guerra Mundial, quien se levantó y en unos pocos años no solo estaba mejor que antes, sino que se volvió toda una potencia mundial.

¿Su secreto?

Kaizen.

¿Qué es el kaizen?

Si tuviera que expresarte este poderoso concepto en una frase, sería:

Mejora continua (o constante)

Tiene muchos matices, puedes leer este artículo si quieres conocer todo lo que abarca este poderoso concepto. Por el momento, solo te daré una visión general. El kaizen es avanzar constantemente, despacio, paso a paso. Es ir mejorando día a día, solo un 1%, algo muy imperceptible a simple vista pero que a largo plazo será una bestialidad. La magia del kaizen reside en avanzar poco, pero siempre avanzar.

Por eso lo considero un principio transversal a todas las demás estrategias. Siempre debes intentar ser mejor que el día anterior. Esto aplícalo a todas las estrategias, no tienes porqué hacerlas todas de una, ve paso a paso, una cada día. Lo importante es generar la rutina, volver tuyas las enseñanzas. Eso solo se consigue aplicando el kaizen.

Cuando consigas avanzar y mejorar en un aspecto de la gestión de múltiples proyectos pregúntate: ¿cómo puedo mejorar aún más mi sistema?

En esa pregunta está la clave. Si solo tienes que quedarte con algo de este post, quédate con eso.

Establece objetivos

Antes de empezar el recorrido, se debe saber a dónde ir.

Esa es la gracia de marcarte objetivos. De nada sirve ponerte a abrir 2 empresas, crear un negocio online y ponerte a dar clases de baile si ni siquiera tienes un objetivo claro con cada uno de estos proyectos, ni un objetivo general que los dirija. Tu objetivo es tu rumbo, aquello a lo que quieres llegar, el para qué de tus acciones.

Si te planteas un objetivo (por ejemplo, tener un blog), podrás desglosarlo en mini-objetivos y sabrás qué tareas realizar para poder cumplirlo.

En el ejemplo citado, deberías elegir la temática de tu blog, trabajar la estética web, definir los servicios y/o productos a vender, etc. Estos microobjetivos son más tangibles y puedes aplicar acciones concretas para conseguirlos (como contratar un diseñador web, o dedicar un mes a pensar en qué cosas te gustan para elegir la temática).

Sin embargo, no todos los objetivos son válidos. Para poder impulsarse (y poder cumplirlos) es necesario que cumplan cierta característica: ser SMART.

¿Cómo establecer objetivos SMART?

Christian tiene un post excelente explicando qué son los objetivos SMART, el cual te recomiendo leer encarecidamente. Así que solo te definiré las características que deben cumplir, agregándole una propia para volverlos SMARTD:

• Specific (específico).
• Measurable (medible).
• Achievable (alcanzable).
• Relevant (relevante).
• Time-Bound (en tiempo).
• Depender de ti (que sí, que no es en inglés 🙂 ).

Con depender de ti, quiero hacer especial hincapié a plantearnos objetivos que se encuentren dentro de nuestro rango de influencia. Si tu objetivo no depende de ti, entonces no es un objetivo, es un sueño.

Por ejemplo, plantearte «tener más suscriptores» no depende de ti, tú no puedes elegir cuántas personas se suscriben a tu blog. En cambio, sí puedes crear estrategias de captación de suscriptores, donde les das un regalo para que se subscriban, ahí estarás maximizando la posibilidad de conseguir más suscriptores. Para el ejemplo, deberías usar una frase como «hacer un lead magnet de excelente calidad que enamore a todo aquel que lo vea, para de esta manera poder captar más suscriptores».

Muy diferente, ¿verdad?

Estableciendo objetivos para múltiples proyectos

Ya sabiendo cómo establecer objetivos SMARTD, vamos a aplicar ese conocimiento para establecer objetivos en múltiples proyectos. En realidad, la idea es la misma, los objetivos deben cumplir los criterios antes mencionados, pero cuando queremos marcar varios objetivos para varios proyectos se debe tener en cuenta la diferenciación entre objetivo global y objetivos locales.

El objetivo global es hacia dónde quieres apuntar con tus proyectos en total. ¿Cuál es tu rumbo? ¿Hacia dónde quieres ir? Un ejemplo de objetivo global es «conseguir facturar un millón de euros en 5 años». Todos tus demás proyectos deberían apuntar hacia este objetivo, siendo este su fin último y más elevado.

En cambio, los objetivos locales son los objetivos específicos de cada proyecto, aunque siempre deben estar alineados con el objetivo global. Por ejemplo, si tienes una carnicería tu objetivo local podría ser «conseguir incrementar un 50% mis clientes este trimestre».

Define prioridades

Estás sentado, con un montón de ideas, objetivos marcados y una emoción desbordante llenándote el pecho. Ya está, tienes el mundo ganado, solo falta ponerse a tomar acción y conseguirás todos tus objet…. ¡ALTO, PARA YA!

Si te tiras a realizar tareas y crear proyectos sin saber cuáles son tus prioridades, ten por seguro que acabarás en el limbo de la improductividad. Pero… ¿qué son las prioridades?

Las prioridades definen el orden de importancia y, por consiguiente, de las acciones a realizarse a lo largo del tiempo.

En otras palabras, nos ayudan a organizarnos, para saber qué tarea hacer antes que otra. De la misma manera, nos permite mantener un propósito firme y no desviarnos cuando surjan distracciones. Por esta razón es importante saber establecer prioridades.

Lo urgente y lo importante

Lo más relevante a la hora de definir prioridades es diferenciar entre lo importante y lo urgente. Recuerdo cómo comprendí estos dos conceptos, cuando estaba en mi último año de secundaria, debíamos realizar un proyecto informático y presentarlo a fin de año. La exigencia era bastante alta y teníamos profesores un poco… sádicos. Entre ellos, uno dijo una frase que abrió mi mente sobre lo importante y lo urgente:

«Cuando recién empiecen el año, estar con vuestra novia será urgente y el proyecto será importante. Cuando estén cerca de la fecha de entrega, el proyecto pasará a ser urgente y vuestra novia será importante».

Con esa simple frase entendí todo. Lo urgente es aquello que sí o sí debes hacer EN ESE MOMENTO, no puede (o parece no poder) esperar ni un solo minuto más. En cambio, lo importante es algo que puedes ir haciendo a tu ritmo, son tareas que te van acercando poco a poco a tu objetivo final.

La verdad sobre lo urgente

Hasta aquí todo bonito, el problema es cuando nos dedicamos todo el día a cosas urgentes sin ninguna relevancia, como atender llamadas de amigos, familiares, pareja y responder supuestos emails «urgentes». En estas acciones, olvidamos atender a lo importante, aquellas tareas que nos aproximan a cumplir el objetivo, por lo cual terminamos gastando un día entero (o varios) en cosas «urgentes».

Déjame decirte una cosa, la gran mayoría de cosas «urgentes» que te sucederán en tu proyecto, no son ni serán urgentes. Responder ese mensaje de tu socio en este momento, no es tan urgente, responder la llamada de tu pareja tampoco. Las verdaderas cosas urgentes son críticas, si no las atiendes créeme que te darás cuenta de sus consecuencias.

Por ejemplo, si tienes un comercio y se te acaba el stock de un producto que vendes mucho, es urgente reponerlo, o perderás ventas (e incluso clientes). En cambio, si ese producto no es muy vendido, posiblemente no sea tan urgente resolverlo en ese momento y puede esperar uno o dos días.

¿Cómo definir las prioridades?

Una vez sabidas las diferencias entre lo importante y lo urgente, sabrás que tu foco debe estar casi todo el tiempo en lo importante. Ante esto, tu pregunta más natural será:

«¿Cómo sé qué tarea o proyecto tiene prioridad más alta?»

Sencillo, deberás preguntarte: ¿Cuál de todos los proyectos puede llevarte más cerca de tu objetivo global? Para las tareas aplica lo mismo, ¿cuál de todas las tareas que puedes hacer este día va a acercarte más a tu objetivo local?

En función de la respuesta a esas preguntas, sabrás qué tarea es imprescindible realizar y cuál puedes hacer más pausadamente o incluso posponer.

Por ponerte un ejemplo, si tu objetivo es el anteriormente mencionado (facturar un millón de euros en cinco años) y tus proyectos son crear una empresa de productos informáticos, llevar adelante un blog y sacarte la carrera, posiblemente el que más te ayude a lograr ese objetivo global sea la empresa. En ese caso deberías priorizar a la empresa, sin descuidar los otros proyectos (ya veremos más adelante cómo hacer esto).

Definiendo prioridades

Con los conceptos más frescos, te voy a plantear una serie de ejercicios para que vayas definiendo tú mismo cuáles son tus tareas prioritarias.

Algunas ideas para ir estableciendo prioridades:

• Coge un papel (o tu pc) y escribe la lista de tareas para hacer.
• Crea dos columnas. En una pon lo importante, y en otra lo urgente.
• De lo urgente, ¿qué tan grave sería si no lo hicieras? Si la respuesta no es «se destruyen mis objetivos», bájale de prioridad.
• De lo importante, pregúntate, ¿qué tanto va a impactar en mi vida esta actividad? Si la respuesta es menor a 1 mes, bájale la prioridad.

Mira cómo quedó organizada finalmente cada lista. Enfócate en lo importante e intenta disminuir al máximo lo urgente.

Distribuye tus horas libres

Este quizás es el pilar más rápido y sencillo de aplicar, pero el más olvidado por muchos. Es excelente tener definidas tus prioridades, pero si no defines cuándo realizar las tareas, jamás pondrás manos a la acción. Esto es particularmente importante cuando hablamos de gestionar múltiples proyectos, necesitas saber en qué horas trabajar para cada actividad de cada proyecto, o sino al final del día acabarás liado y estresado (lo digo por experiencia).

Para esto, primero debes saber cuánto tiempo te lleva cada tarea, para esto te recomiendo hacer una semana de prueba. Usa una herramienta para medir tu tiempo, yo te recomiendo Toggl, la descubrí en este post de Christian y desde entonces estoy enamorado.

«Lo que no se mide, no se puede mejorar» – Drucker

Una vez sepas cuánto tiempo te lleva cada tarea, puedes plasmarlas en un cronograma diario y semanal. Yo personalmente lo hago en una hoja de excel, soy de la vieja escuela, pero también me han pasado referencias excelentes de la aplicación KanbanFlow. Usa lo que te siente más cómodo. La idea es la misma: definir qué días y qué horas le dedicarás a cada tarea.

Cosas importantes a tener en cuenta a la hora de la distribución de horas

En primer lugar, fíjate el título de esta sección, «distribuye tus horas libres». ¿A qué me refiero con esto? A las horas donde puedas hacer cualquier tarea. Sí, suena obvio, pero no lo es tanto, pensemos en la negativa: tus horas ocupadas.

Las horas ocupadas o intocables, son momentos en tu semana (o en tu día) que están reservadas para actividades o tareas muy específicas que no puedes (o no te conviene) cambiar.

Para mí una hora ocupada 4 veces a la semana es hacer ejercicio. Tengo un horario establecido de 30-40 minutos para entrenar, 4 veces a la semana, y en ese período de tiempo no pienso en nada más. Dicho sea de paso, ya hablaré de este hábito más adelante, pero quédate con la idea, en tu vida habrá actividades o tareas las cuales no podrás (o querrás) dejar de hacer.

Una vez tenido esto en cuenta, la distribución de horas libres puedes hacerlo a tu antojo. Para realizar la distribución primero completa tus horas intocables, y luego ve agregando las tareas por orden de importancia a lo largo del día y la semana.

Aún así, verás que en la práctica no todo es tan sencillo. Ocurrirán veces donde debas mover tareas de un día para otro, o de una hora para otra, porque cambió su nivel de importancia (ya sea porque se acerca la fecha de entrega, o porque por alguna razón surgió algún imprevisto). Los imprevistos son normales en los proyectos, recuerda ser flexible.

Decide qué vas a hacer y qué vas a delegar

Cuando termines de realizar el ejercicio de distribución de tareas y proyectos en función de tus horas libres, pueden haberte quedado tareas por fuera que, si bien son muy importantes, no te da el tiempo físico para realizarlas. Este es el gran dilema, sabes que son tareas imprescindibles, sin las cuales tus proyectos a medio-largo plazo se estancarán, pero no te da el tiempo.

Esta es, para mí, la función principal de delegar. Dejar tareas imprescindibles que por falta de tiempo, ganas o directamente conocimiento no puedes hacer. Personalmente, delego la parte legal a escribanos o abogados en mi empresa, no quiero encontrarme luego con una multa millonaria por incumplir alguna normativa. De la misma manera te recomiendo delegar ciertas tareas…

«Pero Martín, yo puedo hacer todo, realicé la distribución de horas y me da para realizar todas las actividades necesarias»

Querido PAMer, déjame decirte solo una cosa…

Delegar es imprescindible

Te guste o no, delegar es imprescindible. Tarde o temprano deberás hacerlo.

Si tienes un blog o negocio online y eres horrible con la estética, por más tiempo que le dediques, será muy malo el resultado. En este caso, lo mejor es contratar a un diseñador web o alguien que tenga un poco de experiencia en esta área. Y solo te puse un ejemplo pequeño, cuanto más avance tu proyecto, más crecerá y más cosas deberás delegar.

Es imposible saberlo todo de todo. También es imposible hacer todo lo que querríamos en un día. Simplemente no hay tiempo para todo y debemos elegir nosotros qué queremos y debemos delegar, y qué cosas preferimos hacer nosotros mismos.

Antes de pasar a cómo delegar en forma acertada, me gustaría hacerte una pequeña advertencia.

La responsabilidad sigue siendo tuya

Me da igual que contrates al mejor contador del universo y le pagues una pasta inmensa. Si la empresa quiebra, el perjudicado serás tú.

En el ejército tienen una frase que, aunque dura, me parece muy acertada:

«La tarea se delega, la responsabilidad no.»

Cruda y sencilla como la vida misma. No te estoy diciendo que debas saber todo sobre finanzas, marketing, diseño web, leyes y cuanta materia exista en el mundo. No, para nada, pero debes manejar un mínimo de conocimientos sobre cada área. Deberías saber lo básico sobre contabilidad, lo básico sobre cómo crear una página web y lo básico sobre qué es un aviso legal.

¿Por qué?

Para poder evaluar mejor qué están haciendo aquellos a quienes contrates y sobre quienes delegues estas tareas. En el momento en el que delegas una tarea pasas del puesto de «empleado» a «empleador» y coordinador de un equipo. Cuantos más miembros en un equipo tengas, más deberás invertir tiempo en coordinarlos.

Aclaración importante

Coordinar no es estar encima de tu equipo. Para nada. Es indicar qué tareas son importantes realizar, por qué y para qué. La tarea de un buen coordinador es ser un buen comunicador que sabe muy bien cómo funciona el proyecto.

En el momento en que ni tú mismo sepas hacia dónde apunta tu proyecto, ten por seguro que el barco se hundirá.

Cómo delegar correctamente

En primer lugar, debes saber QUÉ quieres delegar. ¿Es una tarea? ¿Un proyecto? Ten cuidado, porque a mayor importancia lo que delegues, más cuidado deberás tener sobre a quién se lo delegas.

Si es solo un aspecto como responder emails, atender llamadas y entregar mercancía, no hay mucho problema con poner a tu prima Ana, pagándole lo mínimo (o no pagándole, para algo está la familia). Pero si es algo de vital importancia como crear artículos para tu blog, ¿verdad que no se lo dejarías al primero que pasara por allí delante?

Siguiendo este punto, el primer aspecto importante a la hora de delegar es que la persona conozca los objetivos (tanto el global como los locales) y las prioridades de los proyectos. Debe conocer la importancia del trabajo que está realizando. Ya lo demás, si la persona es un profesional competente, lo hará de mil maravillas, pero siempre debe estar alineada con los objetivos y siguiendo las prioridades.

Por esta razón es tan importante haber definido antes tus objetivos y las prioridades. No es solo un mapa para ti, es un mapa para tus colaboradores.

Ahora, por favor, permíteme hacerte una pregunta incómoda.

¿Por qué quieres delegar?

No, no es coña. Lo pregunto en serio. ¿Por qué quieres delegar?

Como te adelanté, el porqué es una de las preguntas más importantes a responder a lo largo de toda tu vida. Debes tener tu porqué (o tus porqués) claro. Debes saber por qué haces lo que haces. No me valen respuestas genéricas y poco específicas, quiero TU respuesta en tu situación.

Ahora, te la repito: ¿por qué quieres delegar?

¿Te falta tiempo? Si es así, ¿hay alguna actividad que marcaste como “importante” pero que no lo es a largo plazo? Revisa la lista de prioridades, por favor. ¿Sigue faltándote tiempo? Intenta madrugar un poco más, a ver si se resuelve el asunto o si en verdad es necesario delegar.

¿Estás estresado con tanto trabajo? Bien, te aviso que coordinar también lleva su cuota de estrés, deberás aprender a gestionar la presión.

¿Quieres dedicar el tiempo a tareas mucho más importantes para hacer crecer más tu proyecto? Perfecto, no te olvides de no desentenderte de lo que le pasa a tus colaboradores.

Creo que ya viste la lógica, debes analizar bien en serio por qué quieres lo que quieres. Si no lo sabes, puedes acabar desperdiciando dinero, tiempo y esfuerzo en coordinar personas en forma infructuosa. Dicho todo esto, por favor que no te ataque la parálisis por análisis, en este post Christian te dice cómo dejar de sobreanalizar y pasar a la acción.

Para qué vas a delegar

Este punto te lo comentaré en forma muy breve porque es bastante avanzado, incluso dentro de Kaizen-Dao es uno de los aspectos que más tela tiene. Mientras el porqué es la razón básica, tu motor para realizar las cosas, el para qué marca un rumbo.

Si no tienes un para qué bien definido, no sabrás hacia dónde te diriges.

Esto, aplicado a delegar un proyecto o tareas, implica saber qué función cumple para tú delegar. ¿Es solo una forma de tener más tiempo libre? ¿O lo ves como una posibilidad para abrir puertas laborales a otras personas? ¿Tu objetivo al delegar ese proyecto es no dedicarle nunca más tiempo para no estresarte? En definitiva, ¿cuál es la función que cumple, o va a cumplir, delegar tal proyecto o tarea?

Responde sinceramente, respétate a ti y a tus colaboradores.

Cuídate

Llegamos a lo más importante para tu vida en general. Me da igual que tengas 20 colaboradores, lleves adelante 10 proyectos y seas multimillonario, de poco te va a servir si eres la persona más rica en el hospital.

Debes cuidarte como una persona integral, tanto tu mente como tu cuerpo. Te daré una serie de recomendaciones básicas, no profundizaré mucho porque ya existen post en Productividad al Máximo de excelente calidad.

En Kaizen-Dao consideramos 5 las áreas fundamentales de la salud personal:

• Movimiento y entrenamiento.
• Alimentación.
• Descanso.
• Mundo interno.
• Mundo externo.

A continuación te hablaré un poco de lo que puedes hacer para mejorar cada una de ellas.

Movimiento y entrenamiento

Como te recomienda Tania, incorporar el hábito de ejercitarte va a disparar tu productividad. Entre los beneficios del ejercicio y el movimiento encontramos, según un meta-análisis, los siguientes beneficios:

• Reducción de un 25% del riesgo de padecer diabetes.
• Menor incidencia de cáncer.
• Menos posibilidad de tener ataques cardiovasculares.
• Disminución de la presión arterial.
• Disminución de los triglicéridos en sangre.

Por otro lado, el hacer ejercicio o simplemente dar una caminata de una hora u hora y media ayuda a relajarte, ordenar tus pensamientos e impulsa las buenas ideas. Ya lo decía Nietzsche:

«Todas las verdaderas buenas ideas se concibieron caminando» – Nietzsche

Ya lo sabes, comienza a caminar, al menos una hora al día y verás cómo las ideas brotan de tu mente, el estrés disminuye y podrás ser más eficaz con tus proyectos. Por favor, no seas como el 60% de los españoles. Sé diferente, sé único, muévete.

Aliméntate sano (aprende a cocinar)

Mi amigo Antonio P. ya hizo un super artículo sobre alimentación sana, el cual te recomiendo leer. No me explayaré demasiado en este punto porque lo considero un artículo completo y de excelente calidad. Sin embargo, sí te daré un consejo que te servirá para toda la vida: aprende a cocinar.

Solo desarrollar tu habilidad cocinera te aportará miles de beneficios, empezando por el más obvio: dejarás de pedir comida rápida, o de comprar comida pre-cocinada en el super.

Tú lo sabes, yo lo sé, esos fideos que te estás comiendo todas las noches no son ni sanos ni nutritivos. A largo plazo te van a pasar factura: acumulación de grasa visceral, aumento de los triglicéridos en sangre, sensación de cansancio y fatiga, mayor irritabilidad… hasta depresión.

Sí, no estoy exagerando, la depresión está muy asociada con los hábitos alimenticios. Si quieres profundizar en este aspecto, te recomiendo leer este artículo, donde se citan varios estudios donde se demuestra una clara asociación y, peor aún, causalidad, entre lo que te metes en la boca y tus emociones.

Por el momento quédate con esto: aprende a cocinar, te ahorrará mucho dinero, beneficiará tu salud a corto, medio y largo plazo y conseguirás ser mucho más productivo y eficaz en todos tus proyectos.

Descansa

El tema del descanso es ampliamente tratado por Christian en Productividad al Máximo. Personalmente te recomiendo este artículo sobre cómo dormir mejor, es una oda al descanso y la recuperación. Como Christian ha puesto tanto énfasis en este punto tan importante, solo agregaré un par de ideas para relajarte más:

• Incorpora una pequeña rutina de meditación antes de dormir o apenas despertarte. Te recomiendo meditar por 10 minutos mínimo, al cabo de un mes verás la diferencia. Si no sabes por dónde empezar, descarga una app como Focus Now.
• Trabaja en bloques de trabajo de 20 o 30 minutos y descansa 5 minutos, aprovecha esos minutos para dar una pequeña caminata o hacer estiramientos.
• Cuida tus horas de sueño, no te quedes hasta tarde en la cama mirando el móvil.

Como dijo Christian en la entrevista que le realizamos:

“Para ser productivo el primer paso es que tú estés bien”.

El descanso, por tanto, es imprescindible. Si no descansas, no estarás al 100%, no podrás coordinar a tu equipo de trabajo y mucho menos podrás hacer bien tus tareas.

Tu mundo Interno

Podría escribir 50 post sobre la salud mental, pero seré breve. El mundo interno es justamente eso, cómo son tus creencias, pensamientos, actitudes, emociones y cómo los gestionas para conseguir lo que te propongas.

Me parece innecesario decirte lo que pasa cuando no tienes control sobre tu propia mente, pero te daré una pequeña lista:

• Te sabotearás constantemente.
• Puedes deprimirte cuando algo te salga mal (que pasará, siempre algo saldrá mal).
• Te pelearás con tus compañeros, amigos y familiares por razones estúpidas.
• No tendrás ideas o las que tengas serán muy malas.
• No tendrás ganas de levantarte por la mañana, porque no sabrás motivarte.
• Etc.

Habiéndote advertido de los peligros de no cuidar tu mundo interno, viene la eterna pregunta. ¿Cómo mejorar mi relación con mi mundo interno? Hay muchas respuestas a esta pregunta, yo te brindaré solo 2 consejos prácticos para aplicar ahora mismo:

• Intenta relativizar los problemas. Estos son inevitables, te sucederán bastante seguido cuando gestiones múltiples proyectos. Tranquilo, el mundo no se cae ni se destruirá porque te hayas equivocado o porque surja un imprevisto. Relájate, respira hondo y sé realista, ¿qué es lo que puede pasar si no solucionas el problema? ¿quedarte en la calle? Te lo adelanto desde ya, el resultado final rara vez será tan grave como te lo imaginas.
• Pregúntate porqué haces lo que haces, y porque sientes lo que sientes. Uno de los mejores hábitos para incorporar a tu vida es preguntarte por qué. Cuanto más te lo preguntes y más respondas, más avanzarás en tu conocimiento interno.

El entorno

El entorno hace referencia a todo lo que te rodea. Eso incluye personas, muebles, el recorrido que haces desde tu casa hasta el gimnasio, etc.

La gracia es modificar tu entorno a medida para facilitar tu rendimiento y adherencia a ciertos hábitos beneficios, y disminuir la posibilidad de caer en alguna actitud perjudicial. En el caso de la gestión de múltiple proyectos, te recomiendo conseguir una habitación en tu casa y hacerla un búnker anti-distracciones.

Coloca un cartel en la puerta de «no molestar», utiliza auriculares conectados a tu pc con música relajante como música clásica, escoge un lugar con luz, deja tu móvil en la habitación contigua y ponte a trabajar.

Te recomiendo tener en esa habitación una botella de agua de 2 litros, por si te viene sed no tener que salir y caer en distracciones. Esto es bueno hacerlo por un período de tiempo concreto (40-45 minutos), para después ver el mundo exterior y descansar.

Aplica esto de modificar el entorno para cuando quieras establecer algún hábito y dejar otro. Por ejemplo, si quieres dejar de consumir refrescos, intenta no tener ninguno en tu casa, cosa que no vayas a la heladera, abras y termines tomándote una Coca-Cola.

Como ves, son acciones simples pero efectivas para mejorar tu calidad de vida.

Evalúa tus proyectos

Llegamos al último paso, y a la última estrategia a la hora de gestionar múltiples proyectos. Esta es, quizás con la primera de evaluar por qué quieres meterte en varios proyectos, la más importante y trascendental.

Una vez pase un tiempo desde que inicias varios proyectos, debes hacer un seguimiento. Puedes hacer un seguimiento semanal, mensual, trimestral, semestral o anual. Yo te recomiendo que, de acuerdo a la complejidad del proyecto, lo hagas en forma seguida. Lo recomendable sería hacer un seguimiento mensual, con alguna reunión con tus colaboradores al mes, complementándolo con reportes semanales.

En esa reunión mensual, deberías revisar los números, ver si los proyectos tuvieron ganancias o pérdidas. También es importante ver cuánto has avanzado con tu objetivo local y cuánto contribuyó cada uno de esos proyectos al objetivo global.

¿Por qué evaluar tus proyectos?

Para saber si funcionan. Así de sencillo. Si la expectativa de uno de tus proyectos era facturar 4000 euros en un año y pasado un trimestre solo llegó a 400 euros, será muy difícil que consiga el objetivo para final del año. Esto demostraría que el proyecto no parece ir a buen puerto.

Si un proyecto no da los resultados esperados acorde a tus objetivos, puedes hacer dos cosas:

• Redefinir tus objetivos. Tal vez apuntaste muy alto y pretender ganar 4000 euros el primer año de vida es demasiado.
• Modificar el proyecto, o incluso dejar de invertir en él. Aunque duela, a veces los proyectos no son tan rentables como soñamos (e incluso calculamos) en un primer momento. En estos casos, lo mejor es admitirlo, aprender del error y seguir adelante.

De las dos, quizás la más difícil sea modificar o abandonar un proyecto. Es normal que duela mucho, invertiste un montón de dinero, tiempo y esfuerzo en él. Pero recuerda la lección de mundo interno, reinterpreta la realidad, una caída puede impulsarte a conseguir alcanzar tus objetivos.

A fin de cuentas, más allá del dinero, fama o éxito que puedas obtener con tus proyectos, lo más importante es en quién te vas convirtiendo al realizarlos. Cuando consigues fracasar una y otra vez, y aún así seguir creando proyectos, te estás diciendo a ti mismo que vas en serio. Vas ganando experiencia y volviéndote más inteligente.

¿Sabes lo que hace una persona inteligente con algo que no funciona? Deja de hacerlo e intenta algo nuevo. Aplica esto para tus proyectos, aunque te duela, será lo mejor.

De la misma manera, si ves que un proyecto está funcionando mucho mejor de lo esperado, invierte más recursos en él, consigue más colaboradores, expándelo. Quién sabe, quizás hayas descubierto una mina de oro.

Conclusiones

A lo largo de todo este artículo pudiste ver cómo pasar de solo «tener ganas de tener varios proyectos» a poder decidir cuáles hacer y por qué hacerlos, cómo gestionarlos, cómo delegar, cómo ser más efectivo gestionando proyectos y hasta de paso aprendiste un poco sobre tu mundo interno y la salud en general.

Como te remarqué al principio y al final:

Lo más importante en toda gestión de proyectos es tener bien claro qué quieres hacer, por qué lo quieres hacer y saber evaluar los resultados en forma objetiva. Si consigues responder bien a esas consignas, el éxito está garantizado.

Justamente a eso me dedico, en Kaizen-Dao buscamos desarrollar una filosofía de vida definida. Con una buena filosofía de vida sabrás por qué haces lo que haces, para qué lo haces y, lo más importante, podrás modificar tus creencias, actitudes y pensamientos.

Si tienes una filosofía de vida fuerte, no importa a lo que quieras dedicarte, siempre conseguirás encontrar la manera de conseguirlo. Para mejorar tu filosofía de vida, te dejo nuestra guía gratuita y ver por ti mismo cuánto puede cambiar tu vida.

Y esto es todo, si tienes cualquier duda, déjala en los comentarios, responderé a todos y a la velocidad del rayo.

¡Abrazo!

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Martin Alcaide

Apasionado por la psicología y la salud integral. Director de la sección Psicokaizen en Kaizen-Dao.

En Kaizen-Dao buscamos el crecimiento integral desde las bases mismas: mejorar tu filosofía de vida y volverla ganadora. Aprendé cuál es el error número 1 que te impide crecer y cómo solucionarlo con nuestra guía gratuita.

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